Järjestelmäuudistus – teknologian päivitys vai myös muuta?
Järjestelmäuudistuksen yhteydessä kuumia puheenaiheita ovat muun muassa digitalisaatio, automaatio, konversio ja migraatio. Eikä edellä mainituissa ole mitään väärää, tärkeitä tekijöitä, joilla varmistetaan, että uusi järjestelmä toimii halutulla tavalla ja tuottaa toivottua hyötyä. Mutta tuoko järjestelmäuudistus käyttäjille muutakin kuin uuden käyttöliittymän?
”Meillä on aina tehty näin”
Olemme varmaan kaikki joskus törmänneet sanontaan ”kun meillä on aina tehty näin”. Tähän törmää usein myös järjestelmäuudistuksen yhteydessä. Automaatiotason noustessa rutiininomaisten manuaalisten tehtävien määrä vähenee. Myös uuden järjestelmän toimintalogiikka saattaa poiketa aiemmasta. Näistä johtuen myös työprosesseja voidaan joutua muokkaamaan, minkä johdosta järjestelmäuudistus tulee nähdä kokonaisvaltaisempana muutosprosessina, ei pelkästään teknologian päivityksenä. Käyttäjille tämä tarkoittaa uuden käyttöliittymän lisäksi uusia työtapoja ja rutiineja.
Tekninen ja henkinen transformaatio
Projektissa mukana olevat tutustuvat yleensä vaiheittain tulevaan järjestelmään. Osatoimitusten demot ja erityisesti testausvaihe ovatkin hyviä ajankohtia keskustella uuden järjestelmän toiminnallisuuksista ja kuunnella järjestelmätoimittajan näkökulmia erilaisista ratkaisuista. Samalla on luontevaa alkaa arvioida nykyisiä työprosesseja ja tarvittaessa muokata näitä.
Myös luottamus uuteen järjestelmään ja uusien toimintatapojen järkiperäisyyteen rakentuu projektin aikana. Projektissa työskentelevät tulevat jo projektin aikana sinuiksi muutosten kanssa ja käyvät läpi henkistä siirtymää vanhasta totutusta uuteen aikakauteen.
Kun käyttöönoton ajankohta lähestyy ja organisaation muut käyttäjät otetaan mukaan, ei heillä ole samaa aikaikkunaa tutustua kaikkeen uuteen. Heille ensikosketus uuteen järjestelmään ja työskentelytapaan on usein pilotointivaihe, mutta sen ollessa huomattavasti projektia lyhyempi, pitää heidän omaksua kaikki uusi varsin nopeasti. Tällöin projektiryhmäläiset ovat tärkeässä roolissa uuden aikakauden lähettiläinä: he voivat tukea ja perustella uusia toimintamalleja ja auttaa nopeammin omaksumaan nämä. Muilla organisaation käyttäjillä on varmasti samoja kysymyksiä kuin projektiryhmäläisillä itsellään oli, joten kukapa olisi parempi niitä käsittelemään kuin ne, jotka ovat jo läpikäyneet tämän vaiheen.
Muokkautuva standardijärjestelmä
Mikäli jokin osaratkaisu ei tunnu istuvan vakuutusyhtiön toimintamalliin, ovat asiakaskohtaiset muokkaukset hyvä ratkaisu asiaan. Profit Life & Pension (PLP) on henkivakuutusyhtiön tarpeisiin kehitetty standardijärjestelmä eläke-, säästö- ja riskivakuutussopimusten hoitoon ja korvausten käsittelyyn. Järjestelmän parametrisoitu tuoterakenne mahdollistaa joustavan tuotekonfiguraation. Tämän lisäksi järjestelmän toiminnallisuuksia voidaan muokata asiakkaan tarpeiden mukaan. Siten jokainen toimitus onkin yksilöllinen, vaikka perusta on pitkälti sama. Toimimme asiakkaan kumppanina ja järjestelmäuudistusprojektit suunnitellaan, toteutetaan ja testataan tiiviissä yhteistyössä. Näin pystymme tarjoamaan toimivan järjestelmäratkaisun, joka huomioi asiakkaan yksilölliset tuotteet, tarpeet ja toimintatavat.
Kiinnostuitko? Ota yhteyttä sales@evitecdata.local
