Automatisoidusta raportoinnista yhteismitallisuutta ja vauhtia Puuilo-ketjun liiketoimintaan

Puusepän verstaasta 18* myymälän tavarataloketjuksi kasvanut Puuilo halusi tietojärjestelmäuudistuksen ohessa tehostaa raportointiaan. Nopeasti kasvava liiketoiminta tarvitsikin tuekseen uudenlaisen näkymän liiketoiminnan tietoon auttamaan niin ylintä johtoa kuin myymäläpäälliköitä päivittäisessä työssään. Profit Software vastasi QlikView-raportointijärjestelmästä ja raportoinnin tietovarastosta.

Voimakkaasti kasvava Puuilo-ketju toimii tehokkaasti tiiviillä johtoryhmällä. Liiketoiminnan kehityksen myötä erilaisen raportoinnin tarve ja sille asetetut vaatimukset ovat kuitenkin kasvaneet ja aiempi, osin manuaalinen toimintamalli oli tullut tiensä päähän. Puuilo tarvitsikin mahdollisimman automatisoidun ja liiketoimintaa monelta näkökulmalta yhtenäisesti kuvaavan raportoinnin järjestelmän. Järjestelmän toimittajaksi valittiin kilpailutuksen jälkeen Profit Software.

–Lähdimme uudistukseen puhtaasti liiketoiminnan tarpeet edellä. Emme etsineet mitään tiettyä järjestelmää, vaan ratkaisua tarpeeseemme. Lisäksi halusimme yhteistyökumppanin, joka ymmärtää liiketoimintamme vaatimuksia, eikä vain omaa teknistä ratkaisuaan. Profit Softwaren osaamisessa oli erinomainen yhdistelmä teknistä ja talousraportoinnin osaamista, kertoo Puuilon tietohallintojohtaja Esa Haapa-aho.

Kassakoneelta tuloslaskelmaan

Puuilon uusissa QlikView-raporteissa yhdistyvät tavarataloketjun liiketoiminnan monet eri ulottuvuudet ja tiedot kassakuiteista, tilitapahtumista, tuloslaskelmasta, HR-raportoinnista sekä osto- ja myyntireskontrasta. Olennaista on kaiken tämän tiedon yhdistäminen helppokäyttöiseen näkymään ja automatisoituihin raportteihin. Ero aiempaan, osin manuaaliseen toimintaan on suuri:

–Kyllähän se on niin, että ei Excelissä mitään automatisointia oikeasti ole. Nyt meillä tulee jokaiselle myymäläpäällikölle joka aamu yhteismitallinen raportti, jossa kerrotaan eilisen myynti ja olennaiset tunnusluvut. Tämän myötä käytämme nyt kaikki samoja termejä ja laskentamalleja sekä ymmärrämme luvut samalla tavalla. Aikaa säästyy sekä myymälöissä että täällä keskusjohdossa. Raportointiin liittyvän mekaanisen työn vähenemisen lisäksi saimme myös aiempaa laajemman kokonaisnäkymän tilanteeseen, mikä auttaa suunnittelemaan tulevaisuutta tehokkaasti, sanoo Puuilon talousjohtaja Ville Ranta.

Ketterä yhteistyö

Koska raportointijärjestelmän ohella uudistettiin myös muita liiketoiminnan järjestelmiä, ei toteutusta voitu kattavasti suunnitella ennalta, vaan projektiin liittyi monia vielä sen alkuvaiheessa määrittelemättömiä kohtia.

–Profit Software pystyi toimimaan monitoimittajaympäristössä rakentavalla tavalla, he eivät tehneet laput silmillä vain omaa osuuttaan. Koko projektin ajan tuntui, että heidän osaava tiimi oli mukana meitä varten. Heillä oli kyky kommentoida ja vastata, sekä hyvä reaktionopeus. Tämän kaltaista isoa kokonaisuudistusta ei pystyisikään muulla kuin ketterällä asenteella tekemään. Olemme erittäin tyytyväisiä yhteistyöhön, Haapa-aho kertoo.

Puuilo myös jatkaa yhteistyötä Profit Softwaren kanssa raportoinnin jatkokehityksen parissa:
–Tämähän on oikeastaan vasta alku. Kun nyt olemme nähneet automatisoitujen raporttien edut käytännössä, tulemme varmasti laajentamaan niiden käyttöä vielä jatkossa, Haapa-aho sanoo.

*) Puuilolla on vuoden 2020 kesäkuussa Suomessa lähes 30 myymälää ympäri Suomen sekä verkkokauppa.