Käytöstä poistettujen järjestelmien tietojen säilyttäminen – asia, joka kuulostaa yksinkertaiselta, mutta ei sitä useimmiten ole. Tietojärjestelmien käytön jatkaminen ainoastaan arkistointitarkoituksessa on yleensä kallista saavutettuun hyötyyn nähden: järjestelmää pyöritetään, kunnes vanhan tiedon arkistointitarve vähitellen poistuu. Tämän lisäksi vanhojen järjestelmien käyttäminen arkistona saattaa olla työlästä ja aikaa vievää varsinkin, jos arkistointitarpeena on vain rajattu joukko tietoja, kuten yleensä on.

– Vanhojen järjestelmien alasajon yhteydessä on aina tietoja, jotka tulee arkistoida. Tähän velvoittavat niin lainsäädäntö, joka vaatii tietojen säilyttämistä tietyn aikaa, mutta myös liiketoiminnalliset tarpeet, kertoo tuotepäällikkö Janne Takala

Vuonna 2018 voimaan tullut EU:n yleinen tietosuoja-asetus* (GDPR) asettaa arkistoinnille uusia vaatimuksia. Kun aiemmin arkistointi saatettiin hoitaa varmuuskopioinnin turvin, ei se enää nykyisellään onnistu. Lisäksi lainsäädäntö velvoittaa eräiden tietojen säilytysajaksi vähintään 10 vuotta.

– GDPR:n myötä asiakkaat voivat pyytää kaiken tunnistettavan datan poistamista eli asiakas ikään kuin unohdetaan. Tämä vaatimus ei toteudu tarvittavalla tavalla varmuuskopioinnissa eikä tietovarastoinnissa. Vanhoja järjestelmiä ja niiden arkkitehtuuria ei ole yksinkertaisesti optimoitu arkistointikäyttöön, jatkaa Takala.

Arkki-ratkaisun kehittäminen on lähtenyt liikkeelle siitä, että poistuvien järjestelmien osalta on olemassa selkeä arkistointitarve. Tämän lisäksi asia on ajankohtainen myös aktiivisessa käytössä oleville järjestelmille. Ensimmäinen Arkki-ratkaisun asiakaskäyttöönotto tehtiin vuosi sitten tammikuussa.

Takalan mukaan kokemukset ovat tähän mennessä hyviä: ”Arkki nopeuttaa arkistointiprosessia 70–90 % verrattuna tilanteeseen, jossa arkistointiratkaisu rakennetaan kokonaan alusta alkaen.”

Käyttöönotossa apuna ovat Evitecin asiantuntijat sekä käyttöönottoa tukevat prosessit ja työkalut. Arkki skaalautuu eri tarpeisiin ja sillä voidaan hoitaa suurienkin tietomassojen arkistointi.

*) https://tietosuoja.fi/gdpr

Työeläkeyhtiö Elo halusi uudistaa ja nopeuttaa asiakasyritystensä työkykyjohtamista. Uusi verkkopalvelu tekee työeläkevakuuttamiseen liittyvien asioiden hoitamisesta helppoa ja nopeaa yrityksille, työnantajille ja tilitoimiston edustajille. Profit Software auttoi Eloa rakentamalla modernin tietovaraston palvelun perustaksi.

 

Verkkopalvelun lähtökohtana oli aikaisemmin manuaalisesti tehdyn työn digitalisointi ja automatisointi sekä uusien toiminnallisuuksien kehittäminen Elon asiakasyritysten tarpeisiin. (lisää…)