Tämä teksti sai inspiraation osallistuttuani Tampereen yliopiston Hervannan kampuksella aiemmin keväällä järjestettyyn Naisteekkaripäivät-tapahtumaan, jossa pidin opiskelijoille kaksi työpajaa käyttäjälähtöisestä suunnittelusta järjestäjäorganisaation (Naisteekkarikerho PILE:en) yhteistyökumppanin (Evitecin) edustajana.
Senior UX designerina Evitecillä fasilitoin työpajoja lähes viikottain. Eli kun johonkin tarvitaan työpajaa, niin otetaan yksi työpaja hatusta ja ta-daa, voidaankin aloittaa. Eikös? No, ei tietenkään. Työpajatyöskentelyä hyödynnetään monissa tilanteissa, ja työpajojen luonne vaikuttaa vahvasti siihen, mitä asioita sisällön ja läpiviennin suunnittelussa on otettava huomioon.
Työpajatyöskentely apuna verkostoitumisessa
Työpajatyöskentelyä voidaan hyödyntää erilaisiin tarkoituksiin, kuten esimerkiksi helpottamaan tai tukemaan verkostoitumista. Tällöin työpajan pääasiallisena tavoitteena on tarjota osallistujille mahdollisuus luoda kontakteja ja keskustella muiden osallistujien kanssa. Työpajan alkuun sopiikin erittäin hyvin muutama yleinen osallistujille suunnattu kysymys, joiden avulla sekä työpajan pitäjä että muut osallistujat saavat käsityksen muista osallistujista tai heidän odotuksistaan työpajaan liittyen.
On myös hyvä pohtia, että työpajan aihe on mielenkiintoinen ja relevantti osallistujakuntaan nähden, jotta se houkuttelee ihmiset paikalle, innostaa ja herättää keskustelua. Työpajan suunnittelussa on olennaista huomioida vuorovaikutuksen mahdollistaminen, kuten ryhmätyöt ja yhteiset keskustelut, jotka auttavat osallistujia jakamaan ajatuksiaan, ideoitaan ja kokemuksiaan.
Kysymyksille tai keskustelulle on hyvä varata hiukan aikaa lopusta. Kaikkiin kysymyksiin ei ehkä voi valmistautua, mutta on hyvä muistaa, että kysymyksiä voi tulla hyvin laidasta laitaan. Ne eivät välttämättä edes liity työpajan aiheeseen, vaan osallistujia saattaa kiinnostaa myös esimerkiksi työpajan pitäjän koulutus, työhistoria tai opintojen soveltaminen työelämässä.
Hyvän työpajan suunnittelun edellytykset
Sinulle, työpajan pitäjälle, olennaisimpia asioita ovat työpajan aiheen valinta, työpajan sisällön suunnittelu ja varsinainen läpivienti. Jotta sinulla on mahdollisimman hyvät edellytykset keskittyä olennaiseen, seuraavat perusasiat on hyvä olla kunnossa.
- Sinulla työpajan pitäjänä on riittävät tiedot siitä, missä ja milloin työpaja pidetään, milloin sinun odotetaan olevan paikalla, ja kehen voit tarvittaessa olla yhteydessä. Käytännölliset lisätiedot liittyen esimerkiksi tilaisuuden muuhun agendaan, saapumisohjeisiin tai vaikka ruokailumahdollisuuksiin tapahtuman aikana ovat myös tarpeellisia, ja auttavat keskittymään olennaiseen. Nämä asiat kannattaa ottaa selville hyvissä ajoin.
- Mahdollisuuksien ja tilaisuuden mukaan kannattaa sopia henkilö, joka toimii varahenkilönä sairastapauksen tai muun yllättävän estymisen sattuessa.
- Esitys on hyvin valmisteltu ja harjoiteltu, jotta sinulla on varmuus, että esityksen sisältö on hallussa ja tilaisuus on mahdollisuus fasilitoida sille varatussa ajassa. Koeyleisöksi voit valita varahenkilön, jolloin harjoitusveto toimii sekä varahenkilön perehdytyksenä että kenraaliharjoituksena sinulle, joka pidät työpajan. Samalla tulee tarkistettua, että esitysmateriaalit toimivat suunnitellusti.
- Työpajassa tarvittavat materiaalit on suunniteltu ja järjestetty. Tarvittavista ennakkovalmistautumisista on tiedotettu osallistujille hyvissä ajoin. Suunnittelussa on hyvä huomioida tilaisuuden luonne ja muu agenda – usein esimerkiksi kannettavan tietokoneen voi olettaa kulkevan osallistujilla mukana luontevasti, mutta jos päivän agendalla on työpajojen jälkeen tarjolla esimerkiksi liikunta-aktiviteetteja, voi olla hyvä pohtia logistiikka tarkkaan ja tiedottaa osallistujia sen mukaan.
- Työpajan pitäjänä sinun kannattaa muistaa huolehtia omasta jaksamisestasi ja kyvystäsi olla äänessä. Etenkin, jos aikataulu on tiukka, on hyvä ottaa pientä välipalaa, jotta energiatasot pysyvät tasaisina. Puhumista varten on hyvä varata riittävästi juomaa, koska puhuessa kurkku kuivuu nopeasti. Asia, jonka saattaa helposti unohtaa materiaaleihin ja sisältöön keskittyessään!
On hyvä muistaa, että kaksi agendaltaan samansisältöistä työpajaa ei yleensä etene samalla tavalla. Tähän vaikuttaa muun muassa osallistujien aktiivisuus, mihin taas vaikuttaa muun muassa se, mihin kohtaan päivästä työpaja ajoittuu. Tilanteen todellisen laidan pääset kuitenkin toteamaan vasta työpajassa, mistä syystä on plussaa, jos työpajan rakennetta pystyy sopeuttamaan tilanteen vaatimalla tavalla. Jos osallistujien energiatasot ovat korkealla, osallistujilla on hyvät edellytykset kuunnella esitystä, ottaa vastaan ohjeita ja enemmän intoa osallistua vapaamuotoisempaan keskusteluun. Jos taas energiatasot ovat matalammalla, pääpaino voi olla hyvä keskittää ryhmätyöskentelylle, ja lopun vapaan keskustelun sijaan valmistautua esittämään kysymyksiä suoraan ryhmille.
Työpajan suunnittelussa on tärkeä ottaa huomioon, että agenda tukee työpajan pääasiallista tarkoitusta. Onnistuneesta, osallistavasta työpajasta osallistujille jää käteen oppia ja oivalluksia, sekä parhaassa tapauksessa myös uusia kontakteja tai entuudestaan syventyneitä suhteita, jotka voivat osoittautua ennalta arvaamattoman arvokkaiksi tulevaisuudessa.