Tämä teksti sai inspiraation osallistuttuani Tampereen yliopiston Hervannan kampuksella aiemmin keväällä järjestettyyn Naisteekkaripäivät-tapahtumaan, jossa pidin opiskelijoille kaksi työpajaa käyttäjälähtöisestä suunnittelusta järjestäjäorganisaation (Naisteekkarikerho PILE:en) yhteistyökumppanin (Evitecin) edustajana.
Senior UX designerina Evitecillä fasilitoin työpajoja lähes viikottain. Eli kun johonkin tarvitaan työpajaa, niin otetaan yksi työpaja hatusta ja ta-daa, voidaankin aloittaa. Eikös? No, ei tietenkään. Työpajatyöskentelyä hyödynnetään monissa tilanteissa, ja työpajojen luonne vaikuttaa vahvasti siihen, mitä asioita sisällön ja läpiviennin suunnittelussa on otettava huomioon.
Työpajatyöskentely apuna verkostoitumisessa
Työpajatyöskentelyä voidaan hyödyntää erilaisiin tarkoituksiin, kuten esimerkiksi helpottamaan tai tukemaan verkostoitumista. Tällöin työpajan pääasiallisena tavoitteena on tarjota osallistujille mahdollisuus luoda kontakteja ja keskustella muiden osallistujien kanssa. Työpajan alkuun sopiikin erittäin hyvin muutama yleinen osallistujille suunnattu kysymys, joiden avulla sekä työpajan pitäjä että muut osallistujat saavat käsityksen muista osallistujista tai heidän odotuksistaan työpajaan liittyen.
On myös hyvä pohtia, että työpajan aihe on mielenkiintoinen ja relevantti osallistujakuntaan nähden, jotta se houkuttelee ihmiset paikalle, innostaa ja herättää keskustelua. Työpajan suunnittelussa on olennaista huomioida vuorovaikutuksen mahdollistaminen, kuten ryhmätyöt ja yhteiset keskustelut, jotka auttavat osallistujia jakamaan ajatuksiaan, ideoitaan ja kokemuksiaan.
Kysymyksille tai keskustelulle on hyvä varata hiukan aikaa lopusta. Kaikkiin kysymyksiin ei ehkä voi valmistautua, mutta on hyvä muistaa, että kysymyksiä voi tulla hyvin laidasta laitaan. Ne eivät välttämättä edes liity työpajan aiheeseen, vaan osallistujia saattaa kiinnostaa myös esimerkiksi työpajan pitäjän koulutus, työhistoria tai opintojen soveltaminen työelämässä.
Hyvän työpajan suunnittelun edellytykset
Sinulle, työpajan pitäjälle, olennaisimpia asioita ovat työpajan aiheen valinta, työpajan sisällön suunnittelu ja varsinainen läpivienti. Jotta sinulla on mahdollisimman hyvät edellytykset keskittyä olennaiseen, seuraavat perusasiat on hyvä olla kunnossa.
- Sinulla työpajan pitäjänä on riittävät tiedot siitä, missä ja milloin työpaja pidetään, milloin sinun odotetaan olevan paikalla, ja kehen voit tarvittaessa olla yhteydessä. Käytännölliset lisätiedot liittyen esimerkiksi tilaisuuden muuhun agendaan, saapumisohjeisiin tai vaikka ruokailumahdollisuuksiin tapahtuman aikana ovat myös tarpeellisia, ja auttavat keskittymään olennaiseen. Nämä asiat kannattaa ottaa selville hyvissä ajoin.
- Mahdollisuuksien ja tilaisuuden mukaan kannattaa sopia henkilö, joka toimii varahenkilönä sairastapauksen tai muun yllättävän estymisen sattuessa.
- Esitys on hyvin valmisteltu ja harjoiteltu, jotta sinulla on varmuus, että esityksen sisältö on hallussa ja tilaisuus on mahdollisuus fasilitoida sille varatussa ajassa. Koeyleisöksi voit valita varahenkilön, jolloin harjoitusveto toimii sekä varahenkilön perehdytyksenä että kenraaliharjoituksena sinulle, joka pidät työpajan. Samalla tulee tarkistettua, että esitysmateriaalit toimivat suunnitellusti.
- Työpajassa tarvittavat materiaalit on suunniteltu ja järjestetty. Tarvittavista ennakkovalmistautumisista on tiedotettu osallistujille hyvissä ajoin. Suunnittelussa on hyvä huomioida tilaisuuden luonne ja muu agenda – usein esimerkiksi kannettavan tietokoneen voi olettaa kulkevan osallistujilla mukana luontevasti, mutta jos päivän agendalla on työpajojen jälkeen tarjolla esimerkiksi liikunta-aktiviteetteja, voi olla hyvä pohtia logistiikka tarkkaan ja tiedottaa osallistujia sen mukaan.
- Työpajan pitäjänä sinun kannattaa muistaa huolehtia omasta jaksamisestasi ja kyvystäsi olla äänessä. Etenkin, jos aikataulu on tiukka, on hyvä ottaa pientä välipalaa, jotta energiatasot pysyvät tasaisina. Puhumista varten on hyvä varata riittävästi juomaa, koska puhuessa kurkku kuivuu nopeasti. Asia, jonka saattaa helposti unohtaa materiaaleihin ja sisältöön keskittyessään!
On hyvä muistaa, että kaksi agendaltaan samansisältöistä työpajaa ei yleensä etene samalla tavalla. Tähän vaikuttaa muun muassa osallistujien aktiivisuus, mihin taas vaikuttaa muun muassa se, mihin kohtaan päivästä työpaja ajoittuu. Tilanteen todellisen laidan pääset kuitenkin toteamaan vasta työpajassa, mistä syystä on plussaa, jos työpajan rakennetta pystyy sopeuttamaan tilanteen vaatimalla tavalla. Jos osallistujien energiatasot ovat korkealla, osallistujilla on hyvät edellytykset kuunnella esitystä, ottaa vastaan ohjeita ja enemmän intoa osallistua vapaamuotoisempaan keskusteluun. Jos taas energiatasot ovat matalammalla, pääpaino voi olla hyvä keskittää ryhmätyöskentelylle, ja lopun vapaan keskustelun sijaan valmistautua esittämään kysymyksiä suoraan ryhmille.
Työpajan suunnittelussa on tärkeä ottaa huomioon, että agenda tukee työpajan pääasiallista tarkoitusta. Onnistuneesta, osallistavasta työpajasta osallistujille jää käteen oppia ja oivalluksia, sekä parhaassa tapauksessa myös uusia kontakteja tai entuudestaan syventyneitä suhteita, jotka voivat osoittautua ennalta arvaamattoman arvokkaiksi tulevaisuudessa.
Why is sustainability on the agenda of an IT Company?
Not long ago, I was having dinner with some friends, one working in the energy industry, other in banking. At some point the discussion turned to sustainability and environmental issues and one of my friends commented “Well, working for an IT-company, you don’t need to deal with these topics at work”. What? No – so wrong!
The whole perception of not all industries and companies needing to get involved in sustainability is wrong. Sure enough, when working in energy production or with sustainable financing, the scope of how much difference you can make, might be different. But then promoting sustainability isn’t a question of how much or little you can contribute with. Every action counts.
Development to ensure peace and prosperity for people and the planet
It’s a common misconception that sustainability is only about environment and global warming. This is righteously the largest challenge, and as the latest climate change report from Intergovernmental Panel on Climate Change (IPCC) highlights, there is much to do and not that much time. But, as the abbreviation ESG, environmental, social and governance, implies, sustainability does involve more and incorporates a profound human aspect.
Living in one of the most equal societies, with a strong labour legislation, we easily neglect topics like diversity and equity. Therefore, having documented policies like Diversity, Equity, and Inclusion (DEI) and Sustainable Procurement are important, as they clearly state the company’s standpoint to the subject, what employees can expect from the employer and on the other hand, what is expected of employees.
Coming back to environment, also in software and consultancy industry we do have numerous possibilities to promote environmental aspects. There are big ticket items, like Green Coding, by which we can directly impact on how much energy the code we develop uses. And there are small ticket items, like paying attention to energy consumption in our office and business travelling, exploring possibilities to extend the lifetime of the equipment we use and making sure we have recycling procedures in place.
Work in progress
Something I think we all can agree upon, sustainability is far from ready, we still have plenty of work ahead of us. Promoting sustainability is complex and manifolded. For the environmental aspect, the Paris Agreement sets a tough goal. And when sustainability is also surrounded by controversy, like greenwashing and questionable CO2 calculations, it will require long-term commitment from companies to scrupulously strive for genuine and credible sustainability.
During the past 1 ½ years I’ve had the pleasure of working part-time in our Sustainability team. This has been rewarding both as the topic is of personal interest for me, but also as it has been even more educating than I expected. It’s remarkable how a topic starts to evolve and grow when it’s a regular discussion point. The more my colleagues talk about the topic, the more new and interesting views and facts are brought to the table.
Looking back at our work so far, it was with great pride I could tell my friends that sustainability indeed is on the agenda of our company and something we daily work on.
Yksilöllinen sijoitusvakuutus tarjoaa markkinan kaipaamaa joustoa
Suomalaisten mielenkiinto säästämistä ja sijoittamista kohtaan on kasvanut tasaisesti koko 2000-luvun ajan. Mielenkiinnon kasvaessa on myös tarjolla olevien vaihtoehtojen määrä kasvanut. Osakesäästötilin suosio kertoo, että olemme valmiita harkitsemaan muitakin sijoituskohteita kuin perinteisiä rahastoja ja säästötilejä. FA:n Vakuutusvuosi 2021 -raportti kertoo varsinkin kapitalisaatiosopimusten suosion huomattavasta kasvusta. Nykyisessä markkinatilanteessa osake- ja korkomarkkina tarjoaa liian rajoittuneita työkaluja ja vaihtoehtoisille sijoituskohteille on selkeää kysyntää.
Esteenä kasvulle sopimuskannan hankala hallinta
Monet henkivakuutusyhtiöt ovat tarjonneet yksilöllisiä sijoitusvakuutuksia suursijoittajille. Näissä sijoitusinstrumentteja ei juurikaan ole rajattu, vaan voi periaatteessa olla mikä tahansa minkä vakuutusyhtiö hyväksyy. Lisäksi asiakas voi valita itselleen sopivan hallinnointimallin sen perusteella, kuinka tiiviisti haluaa osallistua sijoitusten hallintaan.
Koska suursijoittajat ovat melko rajallinen kohderyhmä ja yksilöllisten sijoitusvakuutusten sijoitusportfoliot monimuotoisia, on näiden sopimusten hallinnointi perinteisesti ollut erittäin työlästä. Ajan saatossa sopimusten määrä on kuitenkin saattanut kasvaa niin, ettei nykyinen hallinnointimalli ole enää kestävällä pohjalla. Lisäksi, mikäli hallinnointi olisi yksinkertaisempaa ja kustannustehokkaampaa, voisiko sijoituksen minimimäärää alentaa ja laajentaa kohderyhmää, jolle tarjota yksilöllistä sijoitusvakuutusta?
Tehokasta sopimus- ja sijoitusportfolion hallintaa
Evitec Life Savings -järjestelmässä (ELS) on jo ennestään ollut tuki korko- ja rahastosidonnaisten säästösopimusten, näiden yhdistelmien sekä kapitalisaatiosopimusten hoitoon. Nyt laajennamme toiminnallisuutta yksilöllisten sijoitusportfolioiden tehokkaaseen hallintaan, minkä myötä vakuutusyhtiö voi tarjota hyvinkin laajan valikoiman sijoitusinstrumentteja säästösopimuksille.
Yksilöllisen sijoitusvakuuttamisen sopimuksia hallinnoidaan Evitec Life Savings -ratkaisussa, jonka ytimessä on päivittäisten toimintojen automatisointi ja tehostaminen. Sopimushallinta huolehtii yksittäisen sopimuksen eri elinkaaren vaiheista sekä koko sopimuskannan liiketoiminnan tarpeista kattaen myynnin, hoitovaiheen ja korvauskäsittelyn. Evitec Life -ratkaisun kattavat digitaaliset palvelurajapinnat mahdollistavat päivittäisten toimintojen korkean automaatioasteen sekä sujuvan asiakaspalvelun.
Yksilöllisen sijoitusvakuutuksen sijoitusportfolioita hallinnoidaan FA Solutionsin ratkaisulla. Ratkaisu sisältää pilvipohjaisen portfolionhallintajärjestelmän, joka automatisoi ja keskittää suuren määrän operatiivisia sijoitusten hallinnan prosesseja yhteen FA Platform -järjestelmään. FA Platform -järjestelmä mahdollistaa sijoitusten hallinnan ja kaupankäynnin eri valuutoissa ja sekä julkisessa että yksityisessä markkinassa kattaen myös tarvittavan analytiikan ja raportoinnin. Toiminnallisten prosessien automatisoinnin ja tehostamisen lisäksi FA Solutions tarjoaa myös avoimeen arkkitehtuuriin perustuen API-rajapinnat, joiden avulla järjestelmä on vaivatonta integroida olemassa oleviin verkkopalveluihin.
Aiemmin täysin manuaalisten työvaiheiden automatisointi mahdollistaa muun muassa palvelun hinnoittelumallin uudelleen arvioinnin, antaen merkittävän kilpailuedun ja mahdollisuuden laajentaa palvelun tarjonta entistä useammille. Tulemme mielellään kertomaan tarkemmin ratkaisustamme ja keskustelemaan sen yhteensopivuudesta juuri teidän toimintaympäristöönne!
Evitec on Pohjoismainen finanssialan sovelluskehityksen ja konsulttipalveluiden asiantuntija. Evitec Life on yli 30 vuoden kokemuksella kehittämämme sopimushallintajärjestelmä, joka kattaa henkivakuutusyhtiön säästö-, eläke- sekä henkilöriskivakuuttamisen.
FA Solutions on suomalaislähtöinen ohjelmistotoimittaja, joka toimittaa sijoitusten hallinta -ohjelmistoa finanssialan yrityksille auttaen niitä hallinnoimaan sijoituksiaan ja tuottamaan sijoituspalveluja maailmanlaajuisesti. FA Solutions uskoo, että huippuluokan teknologia mahdollistaa laadukkaat varainhoitopalvelut kaikille.
Profit Life & Pension is now Evitec Life
At the end of January, the name of our company Profit Software changed, and we are now Evitec.
At the same time, the name of the Profit Life & Pension (PLP) system changed and is now called Evitec Life (EL). At the time of change, it’s good to take a look in the rear-view mirror and reflect upon how we with deep dedication and professionalism have for more than 30 years been developing a policy management system for life and pension insurers.
To begin with, the focus was on developing a system for managing savings and pension insurances, an entity that we call Evitec Life Savings (ELS) from now on. Evitec Life Savings includes all key business processes such as product management, sales, policy life cycle management and claims outpayments. The system supports different types of investment forms typically used in insurance savings, such as unit-linked, interest rate, combinations of these and capitalization agreements. In addition to individual pension savings agreements, the system has versatile support for managing large and diverse group policies.
Evitec Life Risk (ELR) was the next major development area and forms another significant entity that manages all types of personal risk insurances. The individual needs for various personal risk covers are comprehensively considered, for example the requirements of managing underwriting decisions and different deductible options. Calculation of the insurance premium and invoicing are also features of Evitec Life Risk.
Evitec Life Claims (ELC) has been our latest development area and forms the third entity where claims for personal risk covers are managed. Especially when it comes to claims processing, there are distinct differences between personal risk covers, for example what information and documentation about the event is needed and whether it is a lump-sum or recurring compensation. In Evitec Life Claims, you can manage the end-to-end claims process, covering all stages. Registration of the claims event and making the claims decision, managing all aspects of the payment, like beneficiaries, compensation shares, bank accounts, taxation and finally, out-payment of compensation.
For a moment, let’s go back to Evitec Life as a whole and some of the system’s general features.
- Parametric product structure and business rules which are easily modified are Evitec Life’s evident strengths. Flexibility to modify products, is a significant benefit when new products are introduced to the market or when run-off portfolios migrated to the new system.
- API interfaces are widely used throughout the system and their number is constantly increasing. Standard interfaces enable e.g. development of digital services, process automation and system integration with other applications. Relevant policy information is easily displayed where needed. The insured can see up-to-date contract information in the customer portal and can make changes that are transmitted back to the policy management system. The claims handler has relevant policy information at hand during the various steps of the process, which in return speeds up processing and streamlines decision-making.
- Regulative and authority requirements are also supported in Evitec Life. The system has integrations for example with tax authority, in addition to which Evitec Life supports AML, GDPR and IDD regulations.
Over time, Evitec Life has developed into a comprehensive solution capable of handling the day-to-day operation of a life insurers long-term saving, pension, and life risk products. Carefully thought-out functionalities, modern technology and system adaptability elevates the efficiency of daily operations to a whole new level.
If you want to hear more about Evitec Life and get a taste of the functionalities, get in touch with us!
A quick introduction into mortgage banks and covered bonds
Issuing covered bonds differs quite a lot from traditional banking. By Finnish law, the organisation that can issue covered bond is called mortgage bank and mortgage banks often form their own separate companies in the organisation of banks. Banks in Finland can also begin issuing covered bonds by having their existing licence extended to mortgage banking.
In Finland, mortgage banks even have their own legislation (Act on Mortgage Credit Banks 688/2010). According to the Act, a mortgage credit bank is a credit institution in the form of a limited company, the purpose of which is to grant mortgage credits and public-sector credits as well as to issue bonds with mortgage collateral and bonds with public-sector collateral as referred to in the Act. Bonds with mortgage collateral and bonds with public-sector collateral are also simply referred to as covered bonds. This law will actually be renewed soon because of the harmonisation of the EU covered bond framework. The new law is currently going through the ratification process in the Finnish Parliament.
To begin covered bond issuing requires that the bank or financial organisation has a sufficient amount of mortgage-backed consumer or housing company loans. Mortgage banks issue covered bonds which are secured by mortgage loans that meet business criteria (mores specifically, collateral is formed by the interest cash flows of the loans and by repayments of principal), which are offered to the financial markets as an investment target.
In practice, then, covered bonds are a means of raising funds for retail banks, enabling the bank to borrow funds from the financial markets (investors) more cheaply, in other words, at a lower margin than by using other types of collateral. Raising funds in this way is affordable because a covered bond is a highly reliable and safe investment for the investor. Normally, only institutional investors such as pension insurance companies and governments (e.g. the Bank of Finland) can invest in covered bonds. Private investors are able to participate in the investments mainly through trust funds. When the bonds are issued, the bank applies for a credit rating for the investment instrument from a credit rating agency. The received rating is typically very good.
A bank can either have a deposit surplus or a deposit deficit. Finnish banks mainly have deposit deficits, meaning that the difference between their retail deposits and loans to the public is negative. Covered bonds do not offer any notable benefits for a bank with a deposit surplus, since such a bank doesn’t necessarily have the need to seek funding from the market or have anything to gain from it. If there are enough of appropriate mortgage loans, covered bonds are by far the most profitable means of raising funds for banks which are showing a deposit deficit.
Developed by Evitec, Evitec Covered Bonds automates complex processes
The systems used to maintain the covered bond pool have typically been the banks’ own. Normally, they’ve been based on solutions such as reporting systems which are difficult to develop and maintain. In addition, these internal systems often turn the issuance of bonds and the maintenance of the pool into laborious tasks with a poor degree of automation. These manual processes are time-consuming and prone to error. When it comes to covered bond-related things, especially, drawing up reports for various parties, such as credit rating institutions and the financial supervisory authority, can be cumbersome and time-consuming.
Evitec Covered Bonds
is a customised ERP system, designed to facilitate the mortgage bank’s maintenance tasks and automatically handle most of their work steps. Among other things, our product automates the regulatory assessment of loans, calculation and analysis of pooling and cash flows, alerts in problem situations and creates reports for business, authorities and credit rating institutions.
The advantage covered bond has over other bank funding instruments is clear: according to one of our clients’ calculations, the decreased costs of raising funds means that our system paid for itself in no more than 18 months.
Evitec Covered Bonds is Finland’s market leader in covered bond pooling systems. Over 40 per cent of Finland’s covered bond base is processed in our system. Financial sector institutions such as S-Pankki, Hypo, Oma Säästöpankki and OP are already using our product. In addition, we are running several sales processes at different phases of the cycle, both in Finland and abroad.
We haven’t rested on our laurels: we are currently modernising our system in order to be able to offer our covered bond pooling system also as a cloud-based SaaS service in the future. Earlier this year, OP issued Finland’s first green covered bond. Our covered bond pooling system ensures that the bond has a sufficient amount of green collateral on a daily basis. The Evitec Covered Bonds product can thus also be used in the pooling of collateral for green bonds, as long as the bank’s reasoning about the greenness of the loan collateral is correct. OP has done great pioneering work in Finland by analysing the greenness of housing collateral, and the results of this analysis are now being used in the pooling system. In the coming years, ESG will be a major theme in the financial sector, so it’s wonderful to be involved in promoting this important issue.
How did we get here and what have we learnt?
The idea of Evitec Covered Bonds saw the light of day in 2010 when the mortgage bank OP-Asuntoluottopankki (OPA) needed a new system for issuing covered bonds. The implementation of the system took a couple of years, and in 2013 OPA introduced the versatile new system which adapted to the intermediate loan model pursued by OP. When it comes to issuing covered bonds, OP is a different type of financial group, as it consists of independent member banks and the group’s central organisation with its subsidiaries.
Initially, the system was supposed to be customised for a specific need OP had, but it didn’t take long for us to realise that there could be a broader demand for the system in Finland. At the time, Finland still had many banks which had a deposit deficit, but which did not have a system for issuing covered bonds. We decided to invest in product development, and in 2016 the Mortgage Society of Finland (Hypo) became Evitec’s second covered bond pooling system client. Hypo was also our first customer to use the so-called own balance sheet model. Hypo extended the bank’s licence to mortgage bank operations and didn’t establish a separate mortgage bank.
After the implementation of Hypo’s covered bonds system, we carried out several implementation projects in a short period of time. The implementation project of Oma Säästöpankki was completed in 2017, and S-Pankki’s system was introduced in 2019.
The hectic years we spent working on the product managed to make the system the market leader in Finland. Simultaneously, the size of Evitec Covered Bonds team has grown from a development team of a couple of people to a financial organisation of more than ten experts. Evitec Covered Bonds’ development team is very familiar with issuing covered bonds, giving us a competitive edge in this business area, which is clearly different from traditional banking. Along the way, we’ve learnt a lot about bank financing and covered bonds.
For us, one of the biggest learning points has been the realisation that if you want to succeed, you need to trust your own vision and not be afraid of embracing new ideas. There was a market gap for covered bonds in Finland. There was no good system in place but at the same time there were several banks which were starting to realise the benefits of using covered bonds for financing. If Evitec had not filled the gap in the market, it would have been filled by someone else. In Finland, as elsewhere, significant system investments are often snatched by large international players, which does not benefit the Finnish economy in the long run. However, we have already set the ball rolling in Europe and have plans of launching Evitec Covered Bonds in the international market.
To learn more about Evitec Covered Bonds, please contact:
When an insurer plans a system renewal, the primary focus is usually on how the new system supports needs today and in the future. However, few insurance companies start from scratch. Especially within life insurance, policies may be older than 50 years. Therefore, the migration of run-off portfolios usually pops up at some point during the renewal project.
Older systems often have an “uncontrolled flexibility”, a feature that originally was regarded quite handy. Individual policy details could be modified in many ways, and not all information had a designated place or format. Thus, over time, users may have entered the same information in different places and, for example, dates in different formats. Older policies also do not always have all the information required by the new structure; in which case the policy information needs to be enriched. Not to mention file formats, which have changed over the years. There are certainly many more examples. And now, 15–20 years later, when this rather mixed data should be adapted to the structures of the new system, we are faced with a data cleaning task. The scope of a migration project can often be bit of a surprise, but luckily there are tools available to help.
The power of collaboration
In data migration the cooperation between the insurance company and the system supplier is key. The insurance company knows its old products and can foresee some of the challenges in the data structures. The system supplier on the other hand, knows inside out the logic and structure of the new system. When a mechanism for checking the quality and consistency of the data is created in between, even a difficult migration becomes easier.
The three phases of migration
Data migration can be divided into three phases. In the first phase, the migration is planned, and the portfolios are studied to the smallest details. First steps are taken with smaller test data and the creation of data mapping rules starts. At the same time, the insurance company often considers whether some product portfolios can be combined to simplify the management of portfolios in the future.
In the next phase, our conversion tool will take centre stage. It is used to check whether the data to be migrated is consistent and compatible with the new system. Rarely, if ever, is older data ready at once. The conversion tool provides feedback on differences and inconsistencies, such as data fields that cannot be matched in the new structure, missing data fields, or data in an inappropriate format.
This is where the actual data cleaning begins. The same data may be run through the conversion tool several times until it can be stamped as OK. Finally, a policy lifecycle testing will be done to ensure that everything matches in the future as well. For the work to progress promptly, the conversion tool is made available also for the insurance company. Hence, the actual experts of the portfolios and those working on data cleaning can independently test the changes and updates. All in all, a time-consuming phase, but the work is rewarded in the last phase.
The actual migration is often the fastest phase. When the old data has been processed and its compatibility has been verified, this is largely a technical routine, where the converted policies smoothly float into the new system. As a final check, the outcome is reconciled with the source data.
Extensive experience of migrations
In addition to the conversion tool, Evitec Life‘s accurate description of the data structure makes migration work significantly easier. The description gives the customer a clear view of which information is needed and in which format.
At Evitec we have carried out system migrations for several decades. We have converted nearly one hundred portfolios and hundreds of thousands of policies. So, it’s fair to say that our experience has built up over time and our migration process and tools have been put to the test in many demanding projects.
Keväällä 2020 alkanut pandemiatilanne muutti työskentelytapojamme. Siirryimme työskentelemään etänä ja totuimme pitämään yhteyttä Teamsissa niin kollegojen kuin asiakkaidenkin kanssa. Kasvotusten tapahtuva kommunikointi kokouksissa, käytävillä ja kahvihuoneissa jäi pitkäksi aikaa kokonaan pois. Silti työt ovat jatkuneet, uusia ihmisiä on rekrytoitu ja asiakasprojekteja aloitettu, edistetty ja saatettu loppuun.
Tällä hetkellä työskentelymme Evitecillä pohjautuu vahvasti siihen, että tiimit sopivat keskenään työtavoista. Käytännössä suurin osa henkilöstöstä jatkoi keväällä etätyöskentelyä, vaikka valtakunnallinen etätyösuositus päättyikin 28. helmikuuta. Nyt käynnissä on hybridityömalli, joka kannustaa toimistolla työskentelyn ja etätyön yhdistämiseen.
Kaikissa työtavoissa on sekä haasteita että etuja. Tämän ovat huomanneet myös käyttäjäkokemuksesta ja käyttöliittymäsuunnittelusta projekteissamme vastaavat Suvi Tuomisto ja Joel Hakulinen. Heidän ja muiden käyttäjäkokemusta Evitecillä kehittävien työhön kuuluvat esimerkiksi asiakastyöpajat, joissa kartoitetaan asiakkaan tarpeita, käyttäjätarinoita ja liiketoimintaprosesseja, eli rakennetaan pohjaa jatkuvalle yhteistyölle projektissa. Työtavasta riippumatta asiakastyötä tekevien tavoitteena on kommunikoida asiakkaan kanssa säännöllisesti, selkeästi ja tarpeita kuunnellen kaikissa projektin vaiheissa, määrittelystä toteuttamiseen, validointiin ja testaukseen. Työtä tehdään loppujen lopuksi ihmisiltä ihmisille.
Murra jää kasvotusten, jos mahdollista
Ihmisten tapaaminen ensi kertaa voi olla hieman jännittävää riippumatta työtavasta. Ihmiset eivät vielä tunne toisiaan, eikä luottamusta ole vielä rakennettu. Sanotaan, että ensivaikutelman voi tehdä vain kerran. Suvilla ja Joelilla on kokemusta ensitapaamisista niin kasvokkain kuin virtuaalisestikin.
— Sen ensimmäisen jään murtaminen on Teamsissa toisinaan vaikeampaa, muttei toki mahdotonta. Keskustelun jatkaminen on yleensä helpompaa, jos on tavannut ihmisen edes kerran livenä, Suvi pohtii.
— Vuorovaikutus on erilaista kasvotusten kuin se on etäyhteyksien välityksellä, vaikka kameraakin pitäisi päällä. Siksi projektin aloittaminen kasvotusten tehtävällä tapaamisella on hyvä idea, Joel miettii.
— Jos pääsee vielä käymään asiakkaan luona tämän omissa tiloissa, hahmottaa myös ympäristön, jossa heidän ihmisensä toimivat ja aistii paljon sanatonta tietoa myös asiakkaan työpaikkakulttuurista, Suvi jatkaa.
Suunnittele etäpalaverin fasilitointi tarkasti, jotta tasapuolistat ja tehostat viestintää
— Kasvotusten pystyy usein lukemaan muiden ihmisten reaktioita ja mikroilmeitä välittömästi ja hahmottamaan, ovatko osallistujat ymmärtäneet sanoman, vai olisiko hyödyllistä täsmentää asiaa, Suvi sanoo.
Hyvin fasilitoitu palaveri Teamsissa voi tarjota erityisen mainion tilaisuuden saada myös porukan hiljaisemmat osallistujat ääneen. Se edellyttää etukäteen fasilitoinnin suunnittelua tämä mielessä pitäen. Suvi ja Joel ovat käyttäneet etäfasilitoinnin apuna FigJamia, joka on osoittautunut käyttökelpoiseksi monessa tilanteessa.
— Etäsessiona työpajatyöskentely voi olla raskaampaa kuin livenä, mutta hyvin rakennetulla agendalla voi saada silti tehokkaammin tietoa esiin, Suvi jatkaa. — Etäpalaveri myös edellyttää tietyllä tavalla kaikilta osapuolilta heittäytymistä ja omaa aktiivisuutta, että kertoo ja tuo näkemyksensä esiin.
— Säästäähän se myös osallistujien matka-aikaa, ilmastoa ja yritysten kuluja, jos palaverin voi järjestää virtuaalisesti, Joel sanoo. — Lisäksi etäpalavereita pystyy järjestämään paremmin vähän lyhyemmälläkin varoajalla, Suvi sanoo.
Kasvotusten on helpompi pitää yhteisiä taukoja ja näin palautua kuormituksesta
Erityisesti koko päivän kestävissä työpajoissa erot kasvotusten ja etänä pidettäviin palavereihin korostuvat. Pitkät sessiot tauotetaan, jolloin osallistujat pääsevät jaloittelemaan, käymään lounaalla, täydennetään kahvi- ja vesivarantoja sekä suuntaamaan ajatukset hetkeksi muihin asioihin jutustelemalla kevyemmistä aiheista.
— Kaikki tämä auttaa palautumaan ja tukee sitä, että osallistujilla on tauon jälkeen taas virtaa jatkaa työskentelyä tuoreilla ajatuksilla, sanoo Joel. — Kasvotusten myös taukojen aikana voi jatkaa sosiaalista kanssakäymistä, mikä myös tekee yhteistyöstä jouhevampaa, Joel jatkaa.
— Kahvikeskustelut myös jatkuvat kasvotusten eri tavalla kuin Teamsissa, Suvi huomioi. — Livenä kahvipöydän ääressä voi olla monta samanaikaista keskustelua käynnissä rinnakkain, keskustelu voi polveilla, siihen voi liittyä ja siitä voi lähteä, ja näin se olla myös spontaaniudessaan luovaa ja yllättävääkin, ja tästä kaikesta voi syntyä uusia oivalluksia, Suvi jatkaa.
Etänä sen sijaan tyypillisempää on, että kukin taukoilee tahoillaan, jolloin epäviralliset kahvitaukokeskustelut jäävät herkästi kokonaan pois. Palautuminen ylipäätään saattaa olla etänä vaikeampaa. Tästä syystä Suvi ja Joel ovatkin jakaneet pitempiä työpajoja useammalle päivälle. Tämä on heidän mukaansa toiminut hyvin.
Hybridityö on täällä
Yhteenvetona Suvi ja Joel toteavatkin, että parhaimmillaan projektissa kannattaa yhdistellä eri palaverimuotoja tilanteen ja tarpeen mukaan. Varsinkin alussa kannattaa pyrkiä tapaamaan kasvotusten. Jos on välttämätöntä pitää pitempiä sessioita, niissäkin hyötyy kasvokkain tapahtuvasta kokoustamisesta ja myös tauoista. Lyhyemmissä tuokioissa taas säästetään osallistujien aikaa, ilmastoa ja yritysten kuluja, jos tapaaminen pidetään virtuaalisena.
Voidaan todeta, että hybridimuotoinen työnteko on jo arkipäivää ja toimii erinomaisesti.
When I was watching the excellent Adam McKay film The Big Short originally released back in 2015, the first thought to pop into my head was: “Finally a movie that will explain to my parents why we make these systems for banks!” In the film, the actress Margot Robbie, soaking in a bubble bath, explains how the derivatives that launched the financial crisis in the U.S. in 2007 were based on covered bonds. The scene was an ironic take on the fact that few people would normally have the patience to listen to long winded explanations riddled with financial terminology. The product structure was so complex that it concealed as well as concentrated the underlying risks of the housing market.
In Finland, the situation has been better, but the fundamental mechanism is still the same. Our mortgages are mainly financed by foreign investors, not deposits. These investors receive mortgages as collateral for the money they lend. The interest rate on the money provided by the investors depends on the quality of the collateral. The better the collateral, the lower the interest rate. The quality of Finnish housing collateral has been good, but recently a noticeable risk has arisen especially in regions experiencing net outflows. This calls for transparency also in Finland in order to ensure that the collateral meets the investors’ and credit rating institutions’ criteria. At best, the nearly one hundred reports targeted at different agencies are generated automatically, at worst by dozens of people manually typing them into Excel spreadsheets.
The required transparency and quality of reporting is one of the reasons why the process needs a separate system. Another one concerns daily optimisation: Collateral is mobile by nature, as homes are sold and purchased and loans are paid back every day. Insolvency and credit losses are part of the lenders’ daily life. The handling of hundreds of thousands of collateral assets requires that the bank have a safety margin to ensure the availability of collateral. The smaller this safety margin can be made, the more the bank is able to obtain external funding.
Our Evitec Covered Bonds is an Enterprise Resource Planning or ERP system for a bank issuing covered bonds. According to our estimate, our system processes over 40 per cent of Finnish mortgages as it optimises collateral for covered bonds. Our users include OP, the recently listed OmaSp, S-Bank and Hypo (The Mortgage Society of Finland), the only credit institution in Finland specialising in housing. The reliability of the system and service thus has a great social importance, as is the case with Profit Software’s products more broadly. We have comprehensive expertise in mortgage bank IT systems that meet legal requirements. We are happy to help you launch or automatise your business or modernise your existing system.
Perttu Heinonen, SVP Consulting Financial Services, Evitec
In the beginning, there is an initial idea. A fragment of a phrase from a conversation suddenly springs to mind. A question to colleagues, “has this ever come up with your client?“. And in no time, we are in full swing at work, conceptualizing a new functionality!
The development of systems and functionalities can get an initial impetus from almost anything. Sometimes the client has a clear need, sometimes the stone in the shoe rubs a little but no blister has yet appeared.
System development is the sum of many factors, teamwork at its best and involving many steps. Clarifying the context and the essence of the problem. Curiously trying to understand the past, challenge the existing, try to peek into the future. Focus on the big picture, dive into the details, notice all the points of convergence, list the stakeholders. Boldly asking all the questions that comes to mind. And finally, to create a working solution from all of this.
Therefore, an IT company needs a wide range of expertise. In Evitec, this means not only industry specific core competences, such as expertise in system architecture, coding in several languages, UX and UI competence and project management, but also widespread knowledge of the insurance and financial sector. However, for the final solution to really meet the customer’s needs and carry far into the future, the dialogue with the customer and system users plays a significant role.
From the initial idea, the next step is to create a concept-level picture of how the system should work. Already at this stage, we are happy to involve customers in the conversation. According to our experience, just a process map can trigger surprisingly lengthy discussions. New ideas pop up and the understanding of the whole matter deepens. The picture is not always finished in one go, sometimes two or three iterations are needed. Especially when the customer’s need is clear, there is a temptation to speed up the process at this stage, but experience has also shown the importance of a good foundation. The need and the corresponding solution may still become even more sharp.
Also during the development work itself, we maintain an active dialogue with the customer. From the more overall conceptual level, we dive deeper, and the focus is transferred to the details of the solution. Subject-matter experts are involved in workshops and demos, views are exchanged, and the direction of development is commented. A good process during which also the customer learns something new and gets a new perspective.
Evitec Life is a policy management system is specifically developed for life insurance companies and supports handling of a wide variety of investment instruments. In the most recent development project for handling of illiquid investments, Project Manager Maija Pietilä has made use of her experience of investment products from her previous working life.
— This experience has clearly been useful both in concepting and in discussing with customers, says Maija. — It has been easy to understand the product and the requirements related to its management.
Solution Analyst Irene Palazzo, on the other hand, is deeply familiar with Evitec Life’s savings solutions.
— It has been interesting to think about how existing functions can be used in a new way, says Irene. —There is no need to completely reinvent the wheel. In Evitec Life you can already manage most of the simplest illiquid investment functions, but now we have conceptualized the management of more complex structures.
If you want to hear more about our concept of handling illiquid investments, please contact us! sales@evitec.com
Sijoittamisen vastuullisuus ja vihreä rahoitus ovat olleet esillä asiakkaidemme liiketoiminnassa ja viestinnässä, minkä lisäksi ne ovat olleet jo pitkään esillä mediassa. Mediahuomiosta huolimatta nämä eivät välttämättä ole kaikille tuttuja termejä.
Vastuullinen sijoittaminen (englanniksi ESG eli Environment, Social and Governance) tarkoittaa kestävän kehityksen, ympäristövaikutusten ja yhteiskuntavastuun huomioimista sijoittamisessa. Yksinkertaisimmillaan vastuullinen sijoittaminen on listoja yksittäisistä sijoituskohteista, joihin esimerkiksi Nordean rahastot eivät sijoita. Laajimmillaan vastuullinen sijoittaminen otetaan huomioon koko yrityksen toiminnassa ja hallinnoinnissa ja se on osa strategiaa.
Toistaiseksi vastuulliseen sijoittamiseen ei löydy yhtä Euroopan tai maailman kattavaa standardia. Mittaaminen ja viestintä on vapaaehtoista ja sen tarkoitus on tehdä toiminnasta kuluttajille läpinäkyvää. Todennäköisesti vastuullisuus tulee menemään samaan kuin talon energialuokitus, jossa raportin pakollisuuden lisäksi uusissa kohteissa vaaditaan vähintään B-luokan energiatehokkuutta. Myös finanssialalla tulee hetki, kun ESG on huomioitu lainsäädännössä tai toimiluvassa. Yritysten on jo nyt hyödyllistä viedä strategiaansa ja toimintaansa sen edellyttämään suuntaan.
Vihreät bondit eli joukkovelkakirjalainat ovat vastuullisen sijoittamisen yksi toteutustapa. Vihreän bondin liikkeeseenlaskija on antanut ”vihreää rahoitusta” eli rahoittanut vain niitä kohteita, jotka täyttävät tietyt ympäristökriteerit. Vihreät bondit ovat mediajulkisuudesta huolimatta edelleen pieni osa koko globaalia rahoitusta, kokonaisvolyymiltään alle 1%. Sille kuitenkin ennakoidaan suurta kasvua ja vihreät bondit ovat erittäin kysyttyä kansainvälisillä rahoitusmarkkinoilla.
Sitä merkitsevät erityisesti isot vastuulliset sijoitusrahastot sekä julkiset eläkeyhtiöt. EU laatii parhaillaan vihreille bondeille yhtenäistä kriteeristöä, jonka toivotaan lisäävän näiden suosiota entisestään.
Asiakkaamme ovat julkaisseet myös muuta vastuullista rahoitusta viime vuosina. Kuntarahoitus laski liikkeelle tänä vuonna Suomen ensimmäisen sosiaalisen bondin, jolla on rahoitettu yhteiskunnan hyvinvointia lisääviä hankkeita. Suomestakin löytyy sinisiä bondeja, joilla on rahoitettu meren suojeluun vaikuttavia investointeja.
Vihreät bondit ja ESG yleisestikään ei itsessään ratkaise ilmasto-ongelmaa. Sen suurin arvo on tehdä kuluttajalle ja yrityksille valinnat tietoisiksi ja näkyväksi: Hakiessasi maksimaalista tuottoa, onko sinulle merkitystä, annatko rahasi sellaiseen käyttöön, joka varmistaa maapallon ja yhteiskunnan hyvinvoinnin myös tuleville sukupolville?
