Tieto on yritykselle arvokas resurssi. Kun kaupan alalla toimivassa Kokkolan Halpa-Halli Oy:ssa (tekstissä HalpaHalli) tunnistettiin tarve kehittää raportointia ja tiedolla johtamisen kulttuuria, pitkäaikaisena yhteistyökumppanina Evitec oli luonteva valinta yhteistyöhön.

Yhdessä Evitecin kanssa toteutetun, nykyaikaisen raportointiratkaisun avulla voidaan nyt raportoida dynaamisesti ja oikea-aikaisesti myyntiä, varastoa, hankintaa ja taloutta. Ratkaisun avulla on saatu vähennettyä manuaalista työtä ja henkilöriippuvuutta. Näin liiketoimintaa pystyy johtamaan entistä paremmin toimintaansa ajantasaisen ja yhdenmukaisen mittariston pohjalta.

Eri lähdejärjestelmistä koostettu tieto mittaristoineen tuotetaan käyttäjäryhmille tarpeen ja määrittelyn mukaan joko dynaamisina Qlik Sensen automaattiraportteina, tai generoidaan vakioraportteina Qlik NPrintingin avulla. Toteutettu Qlik Sense -raportointi mahdollistaa myös dynaamisesti dataan porautumisen yksityiskohtaisella tasolla ja näin kokonaisuuden ymmärtämisen alusta alkaen.

— Ratkaisu on helppokäyttöinen ja vaikuttaa myönteisesti päivittäiseen tekemiseemme. Ratkaisu vapauttaa aikaamme, sillä tieto on käytössä kaikissa tarvittavissa järjestelmissä aika- ja paikkariippumattomasti, eikä kenenkään tarvitse sitä manuaalisesti koostaa, sanoo Päivi Rättyä, HalpaHallin Business Controller.

Evitecille on tärkeää toteuttaa projekteja tiiviissä yhteistyössä asiakkaan sidosryhmien kanssa parhaan lopputuloksen saavuttamiseksi. Käyttäjälähtöiseen kehitystyöhön kuuluvat säännöllinen yhteydenpito, ketterät kehitysmallit ja uuden työkalun käyttöönotossa tukeminen.

— Evitecin kanssa yhdessä tekeminen on hallittua ja järjestelmällistä. Meidän uusia ideoitamme ja tarpeitamme on tuotu ketterästi mukaan toteutukseen. Olemme saaneet myös proaktiivisesti kehitysehdotuksia Profit Softwaren puolelta. Asiat edistyvät jouhevasti ja vastauksia saa aina nopeasti, Rättyä toteaa.

Kokkolan Halpa-Halli Oy on perheyritys, joka työllistää Suomessa suoraan yli 1 300 ihmistä. HalpaHalli palvelee asiakkaitaan 35 kivijalkamyymälässä sekä verkkokaupassa. HalpaHalli tarjoaa kuluttajille saman katon alta jokapäiväiset hyödykkeet ruuasta vaatteisiin sekä kodin ja vapaa-ajan tuotteisiin. Perheyhtiönä HalpaHallille tärkeitä periaatteita ovat vastuullisuus, jatkuvuus ja pitkäjänteisyys. HalpaHallilla on Avainlippu merkkinä suomalaisesta työstä.

 

Evitec and Live Foundation have been working on an enterprise level business intelligence solution for some time now, and the partnership has been smooth sailing. Positive past experiences of cooperation and a competitive quote led Live Foundation to choose Evitec as the supplier of its new, more efficient internal order management system.

Evitec’s proven UX design and SW development expertise combined with Microsoft Power Apps technology were the key to solve Live Foundation’s very specific needs. Power Apps, a user-friendly tool for agile software development, is part of Microsoft Power Platform, in which Evitec has invested heavily in recent years. Power Platform technology made the new order management system extremely quick to build.

“Evitec gave us everything we wanted and more, with open communication and iteration throughout the project”, says Live Foundation’s IT Manager Jouni Vesanen.

The new solution has given Live Foundation a consistent way to process internal orders, reducing the amount of manual labour and lowered the risk of human error. With integrated Power BI based reporting the internal orders are now visible to all authorized users.

Live Foundation’s new system is an excellent example of how process digitalisation can quickly add value. Power Platform technology is especially well suited to situations where suitable SW product is not available but where embarking on a major software development project is not a practical option either. Power Platform is ideal for developing software quickly and cost-effectively in no-code/low-code basis with minimal programming.

“Power Platform is also great in that it allows us to keep developing the system in-house”, Vesanen explains.

Live Foundation’s mission is to enable as many people as possible to function as full-fledged members of Finnish society. Live Foundation maintains two professional units: Vocational College Live, which is the third biggest special-needs vocational school in Finland, and Live Services, a provider of vocational rehabilitation, training and consultancy to promote employment. Live Foundation was established in 1940, and it employs just over 600 experts.

Monipuolisia pankki-, varainhoito-, vakuutus- ja kiinteistönvälityspalveluja tarjoava Aktia Pankki Oyj modernisoi yritysasiakkaiden luottopäätösjärjestelmän. Päätöksenteon tueksi kehitettiin lisäksi yrityksen luottokelpoisuutta arvioiva rating-järjestelmä. Uusi järjestelmä yhdistää tarvittavat tiedot ja varmistaa oleellisen informaation sisältävät rahoitushakemukset.

Aktian luotonannon yhtenä perustana on vastuullisuus. Digitaalisaatio mahdollistaa vastuullisen luotonmyöntämisen entistä paremmin ja osittain tästä syystä Aktia päätti aikanaan käynnistää yritysasiakkaiden luottopäätösjärjestelmän uudistamishankkeen.

-Halusimme yksinkertaistaa ja virtaviivaistaa yritysluottohakemuksen tekoa niin, että se ohjaa päätösprosessia ja samalla dokumentoi hakemukseen liittyvät tiedot. Kun järjestelmässä on kaikki tarvittava tieto, on myös luottopäätösten laatu parempi, sanoo Aktia Pankin asiantuntija Nina Wikström.

-Järjestelmä sisältää kaikki yritysluottopäätökseen tarvittavat osiot: se hakee oleelliset taloustiedot ja mikäli hakemuksen tueksi tarvitaan luottokelpoisuudesta tieto, tukee rating-järjestelmä tässä, jatkaa kehityspäällikkö Asko Rouhiainen.

Digitalisaation nopea kehitys ja muuttuva regulaatio aiheuttavat sen, että järjestelmää kehitetään aktiivisesti.

-Meillä on paljon erilaisia asiakkaita, toisiin segmentteihin ratkaisu sopii paremmin. Integraatiopisteitä järjestelmien välillä tarvitaankin tulevaisuudessa lisää, sanoo Rouhiainen.

Profit Softwaren kehittäjät tuntevat ohjelmien sielunelämän

Projektissa oli käyttäjiä mukana niin määrittely- kuin testaustyössä.

-Projekti oli ollut käynnissä jo jonkin aikaa, kun tulin mukaan. Minulla ei ollut kehitys- tai testaustyöstä juurikaan aiempaa kokemusta ja sain hyvin tukea. Toiminta oli järjestelmällistä ja oli todella arvokasta, että Profitin puolelta kohdattiin asiakas juuri oikealla tasolla. Meidän tarpeet asiakkaana ymmärrettiin ja sitä kautta saimme järkevän ja toimivan ratkaisun, toteaa Wikström.

Rouhiainen tukee kollegansa näkemystä, vaikka onkin toiminut uudessa roolissaan vasta tovin.

-Meillä on tiettyjä asioita, jotka tulee hoitaa tehokkaasti. Profit Softwaressa on ihmisiä, jotka ovat olleet alusta saakka mukana ja tuntevat järjestelmän läpikotaisin.

-Tästä syystä myös käytössä ilmenevien ongelmien ratkaisu ja ohjelman jatkokehitys toimii mutkattomasti ja nopeasti. Voisi sanoa, että teillä ymmärretään näiden ohjelmien ”sielunelämä”, tiivistää Wikström.

Projekti
Profit Software toteutti Aktia Pankin yritysasiakkaiden luottopäätösjärjestelmän ja yrityksen luottokelpoisuutta arvioivan rating-järjestelmän. Projektin suunnitteluvaihe aloitettiin vuonna 2012 ja toteutus tehtiin vaiheittain seuraavien vuosien kuluessa. Jatkokehitys- ja ylläpitotyöt jatkuvat edelleen.

Aktia Pankki Oyj
Aktia-konserni tarjoaa asiakkailleen yksilöllisiä ratkaisuja laajasta pankki-, varainhoito-, vakuutus- ja kiinteistönvälityspalvelujen valikoimastaan. Aktia perustettiin 1825 ja sen omistavat suomalaiset Aktia- ja säästöpankkisäätiöt, yhteisöt, yritykset ja yksityishenkilöt. Yritys työllistää reilut 900 henkilöä.

Profit Software
Profit Software on finanssialalle järjestelmäratkaisuja ja konsulttipalveluita toimittava yritys. Yritys perustettiin vuonna 1992. Toimistot sijaitsevat Espoossa, Tampereella, Porissa, Lahdessa, Tallinnassa ja Tukholmassa. Työllistämme lähes 230 henkilöä.

Suomen vanhin yksityinen luottolaitos, Hypo, panostaa vahvasti sähköisten palveluiden kehittämiseen. Viime vuonna markkinoille tuotu taloyhtiöiden lainalaskuri palvelee taloyhtiöitä ja isännöitsijöitä. Nyt lanseerattu Hypo Kotibongari yhdistää talouden lainankantokyvyn arvioinnin ja unelmakohteiden listaamisen muutamalla klikkauksella.

Reilu vuosi sitten Hypo pohti uusia keinoja, joilla sen tunnettuus ja kiinnostavuus paranisi. Lähes 160-vuotias asumisen rahoituksen asiantuntijayritys päätti panostaa asunnon vaihtamiseen ja hankkimiseen liittyvään sovellukseen, jollaista ei markkinoilla vielä ollut.

-Otimme työskentelyssä ennen kaikkea markkinoinnillisen näkökulman. Pohdimme, mitä kilpailijamme eivät ole tehneet ja erinäisten aihioiden kautta päädyimme palveluun, joka yhdistää eri kohteet ja lainansaannin. Käydessään asuntonäytössä käyttäjä voi tehdä tarvittavat muistiinpanot ja ottaa valokuvat suoraan sovellukseen, kertoo Hypon pankinjohtaja Sami Vallinkoski.

Alusta alkaen lähtökohtana oli ulottaa sovellus lainanhakuprosessissa siihen vaiheeseen, kun kohdetta halutaan käydä katsomassa tai kierretään näyttöjä. Aiemmin Hypo on tullut mukaan kuvioon siinä kohdin, kun kohteelle tarvitaan rahoitus.

-Kukaan ei halua täyttää pitkiä lainahakemuksia. Sovelluksella täytät vaivihkaa hakemuksen perustiedot ja pääset liikkeelle yhdellä klikkauksella, jatkaa Hypon ICT-päällikkö Pekka Turunen.

Tuttu kumppani uuden haasteen edessä

Toteutus tehtiin monitoimittajaympäristössä, mikä karsi muutamia toimijoita heti alussa pois. Ratkaiseva tekijä toimittajavalinnassa oli lopulta Hypon aiempi kokemus Profit Softwaresta ja luottamus osaamiseen.

-Profit Softwarella oli tästä osa-alueesta kevyimmät referenssit, mutta oikeita kysymyksiä esittämällä asiat vietiin oikeaan suuntaan. Meidän toiveemme ohjasivat tekemistä, toteaa Vallinkoski.

-Kehitys tapahtui yhdessä keskustelun ja luottamuksen kautta. Suurin keskustelu käytiin varmasti liiketoimintakonseptin ja käyttökokemuksen lisäksi teknisestä ympäristöstä. Toki meidän olemassa oleva teknologiamme määritti tekemistä, jatkaa Turunen.

Frontend-toteutuksessa käytettiin Reactia, Reduxia, D3.js:ää, Material-UI:ta, Webpackia ja Apache Cordovaa. Backend-toteutuksessa käytettiin .NET Web API 2:sta ja SQL Serveriä.

Palvelua voi käyttää monipuolisesti rekisteröitymättä. Rekisteröitymisen jälkeen sovelluksella voi mm. jakaa kohdetietoja muille ja ottaa valokuvia. Hypon Kotibongari löytyy mobiilisovelluksena sekä App Storesta että Google Play Storesta. Sitä voi käyttää myös selaimella.

-Yhteistyömme Profit Softwaren kanssa on sujunut kautta aikojen hyvin. Asioita tehdään tehokkaasti ja osaamista on. Tekijöillä oli can do -asenne, mitä ei kaikilla toimittajilla ole, tiivistää Turunen.

Projekti
Profit Software teki Hypolle mobiilisovelluksen, jossa käyttäjä voi arvioida lainansaantimahdollisuuksiaan ja muodostaa listaa unelmakohteistaan omaa vertailua varten. Projekti toteutettiin monitoimittajaympäristössä kuuden (6) kuukauden aikana.

Suomen Hypoteekkiyhdistys
Hypo on ainoa asumiseen keskittynyt valtakunnallinen luottolaitos Suomessa. Se tarjoaa asiakkailleen (henkilö- ja yritysasiakkaat sekä taloyhtiöt) kaikkia asumisen rahoittamiseen tarvittavia lainapalveluja. Suomen Hypoteekkiyhdistys perustettiin 1860. Se työllistää noin 60 henkilöä.

Profit Software
Profit Software on finanssialalle järjestelmäratkaisuja ja konsulttipalveluita toimittava yritys. Yritys perustettiin vuonna 1992. Toimistot sijaitsevat Espoossa, Tampereella, Porissa, Lahdessa, Tallinnassa ja Tukholmassa. Työllistämme lähes 230 henkilöä.

Työeläkeyhtiö Elo halusi uudistaa ja nopeuttaa asiakasyritystensä työkykyjohtamista. Uusi verkkopalvelu tekee työeläkevakuuttamiseen liittyvien asioiden hoitamisesta helppoa ja nopeaa yrityksille, työnantajille ja tilitoimiston edustajille. Profit Software auttoi Eloa rakentamalla modernin tietovaraston palvelun perustaksi.

 

Verkkopalvelun lähtökohtana oli aikaisemmin manuaalisesti tehdyn työn digitalisointi ja automatisointi sekä uusien toiminnallisuuksien kehittäminen Elon asiakasyritysten tarpeisiin. (more…)

Vakuuttamiseen ja varainhoitoon erikoistunut LähiTapiola-ryhmä joutui kehittämään myös raportointiaan osana EU:n laajuista vakuutusyhtiöiden Solvenssi II –vakavaraisuusohjelmaa. Yksi käytännön haasteista liittyi kertomustyylisen raportoinnin tuottamiseen, johon haluttiin rakentaa uusi toimintaprosessi LähiTapiolassa. Uuden toimintaprosessin mahdollisti Profit Softwaren toimittama ryhmäraportoinnin kokonaisuus.

LähiTapiola-ryhmän rakenne käsittää 22 vakuutusyhtiötä, joista jokainen tuottaa omat viranomaisraportit. Lisäksi osa raportoinnista tehdään ryhmätasolla. Raportoinnista on numeerisen tiedon lisäksi merkittävä osa kertovaa raportointia, joka muistuttaa paljon esimerkiksi yritysten vuosikertomuksia. Kertovan raportoinnin suurimpia haasteita on sen tuotantoprosessin eli sisällön tuottamisen rakentaminen tehokkaaksi.

–Lähtökohtana meillä oli, että tiesimme yleistasolla, kuinka kertovan raportoinnin työmme haluaisimme järjestää organisaatiossamme. Keskustelimme muutaman tietojärjestelmätoimittajan kanssa ja valitsimme Profit Softwaren ehdottaman ratkaisumallin, koska se vastasi kuvaamaamme prosessia sekä edellytti vain vähäisiä muutoksia olemassa oleviin tietojärjestelmiimme, kertoo projektista vastannut LähiTapiolan hankepäällikkö Elina Saartoala.

Teho irti olemassa olevasta järjestelmästä

LähiTapiolan käytössä oli jo Microsoftin Sharepointiin perustuva intranet-ratkaisu. Kertovan raportoinnin kokonaisuus rakennettiin osaksi intranetiä hyödyntämällä mahdollisuuksien mukaan Sharepointin omia toiminnallisuuksia.

–Asiakkaan esittämän tarpeen ratkaiseminen edellyttää IT-toimittajalta myös malttia – että ei lähdetä heti rakentamaan uutta tietojärjestelmää, vaan katsotaan mitä jo valmiina olevasta voidaan hyödyntää. Profit Software ymmärsi tämän tarpeemme erinomaisesti ja he lähtivät ratkomaan haastetta meidän kannaltamme järkevällä tavalla, Saartoala sanoo.

Kertovan raportoinnin suurimpia haasteita ovat aikataulut ja raportin kirjoittamiseen osallistuvien henkilöiden työn koordinointi. Järjestelmän rakentamisen aikana LähiTapiolassa myös huomattiin, että eri raportteihin sisältöä tuotetaan eri tavalla, eli kehitettävän toimintamallin ja sitä tukevan tietojärjestelmän piti olla myös joustava.

–Ryhmässä ja yhtiöissä raporttien kirjoittamiseen, muokkaamiseen ja julkaisemiseen osallistuvat niin ylimmän johdon edustajat, johtavat asiantuntijat kuin myös viestintäihmiset. Uuden järjestelmän myötä raporteista vastaavat henkilöt tietävät tarkemmin mikä kunkin raportin tilanne on ja voivat tukea työtä paremmin. Lisäksi kaikkien raporttien tuottamiseen osallistuvien henkilöiden työaikaa säästyy, kun prosessi on selvä ja sitä tukeva Sharepoint-toteutus on helppokäyttöinen, kertoo riskienhallintapäällikkö Annina Pietinalho LähiTapiolan riskienhallintapalveluista.

Tietojärjestelmä, jonka käyttäjät haluavat ottaa käyttöön

Projekti toteutettiin iteroiden, joka edellytti tiivistä yhteistyötä LähiTapiolan ja Profit Softwaren tiimien välillä. Toteutustapa valittiin tällaiseksi myös siksi, että tarkkaa teknistä määrittelyä ei lopputuloksesta ensin tehty, vaan IT:n sijasta pääosissa olivat LähiTapiolan toivoma toimintaprosessi ja tulevan järjestelmän käyttäjien toiveet.

–Haimme molemmat käytännönläheisiä, jokapäiväisessä työssä toimivia ratkaisuja. Olimme erittäin tyytyväisiä Profit Softwaren tiimin joustavaan toimintaan ja itsekin pyrimme välttämään turhaa byrokratiaa, Saartoala kertoo.

LähiTapiolassa ollaan oltu varsin tyytyväisiä uuteen järjestelmään, se on vastannut ennalta asetettuja prosessikuvauksia ja on osoittautunut helpoksi omaksua.

–Olen meillä kouluttanut henkilöitämme ottamaan käyttöön uuden toimintaprosessin ja järjestelmän raporttien tuottamiseen. Saamani palaute on ollut positiivista, käyttäjät ovat kokeneet, että sovellus on oikeasti tukenut raportointityötä. Sovelluksen käyttö ei edellytä kokonaan uusien ohjelmistojen tai järjestelmien omaksumista, mikä helpottaa loppukäyttäjän arkea. Olemme ottamassa ratkaisua laajemminkin käyttöön esimerkiksi vuosikertomuksen ja hallituksen toimintakertomuksen tuottamisessa, kertoo matemaatikko Ville Lilja LähiTapiolasta.

Vakuuksien hallinta tehostaa finanssilaitoksen toimintaa

Suomen ainoan asumiseen erikoistuneen luottolaitoksen, Hypon, merkittävä strateginen kehitysprojekti kulminoitui Profit Softwaren ja Model IT:n toteuttamaan tietojärjestelmään. Uuden järjestelmän myötä Hypo on valmis monipuolisempaan varainhankintaan, kun keinovalikoimaan lisätään vakuudelliset joukkovelkakirjat. Tietojärjestelmän rooli on keskeinen paitsi kiinnitysluottopankkitoiminnan päivittäisessä liiketoiminnassa, myös viranomaislupien ja kansainvälisen luottoluokituksen saamisessa ja ylläpidossa. Projekti toteutettiin kunnianhimoisella aikataululla ja edellytti asiakkaan ja Profit Softwaren yhteistyöltä paljon.

Hypon pitkä, vuodesta 1860 jatkunut historia saa uuden luvun Hypon aloittaessa ensimmäistä kertaa vakuudellisten joukkovelkakirjojen liikkeellelaskun. Varainhankinnan merkittävän monipuolistamisen taustalla on kansainvälisen ja suomalaisen finanssialan nopea muutos.

–Rahan saatavuus ja hinta ovat olennaisesti paremmat vakuudellisilla kuin vakuudettomilla joukkovelkakirjoilla tällä hetkellä ja tulevaisuudessa. Käynnistimme siksi kehityshankkeen, johon merkittävänä osana kuului tarpeisiimme soveltuvan tietojärjestelmän hankkiminen, kertoo Hypon talous- ja laskentajohtaja Aija Kontinen.

Uuden tietojärjestelmän avulla Hypo voi aloittaa vuonna 2016 vakuudellisten joukkovelkakirjojen, eli katettujen joukkolainojen (covered bond) liikkeellelaskun. Järjestelmän ytimessä on vakuuspoolien hallinta ja raportointi. Kiinnitysluottopankkitoiminnan aloittaminen tarkoittaa, että Hypo saa markkinoilta kerättyä varoja edullisempaan hintaan, joka taas näkyy myös loppuasiakkaille kilpailukykyisempänä luottohintana.

Tietojärjestelmä paitsi tuottaa tietoa kiinnitysluottopankkitoiminnan päivittäiseen liiketoiminnan ohjaukseen, sen avulla toteutetaan myös erilaista liiketoiminta-, luottoluokittaja- ja viranomaisraportointia. Toimiva tietojärjestelmä oli myös edellytys toimiluvan saamiseksi Finanssivalvonnalta.

Hypo valitsi tietojärjestelmän tarjouskilpailussa tuolloin Profit Softwaren ja Model IT:n yhteistarjouksen:

–Jo tarjousvaiheessa vakuutuimme Profit Softwaren liiketoimintaosaamisesta. He ymmärsivät pankkiliiketoimintaa toimialana yleisesti, sekä erityisesti vakuuksien ja joukkovelkakirjojen käsittelyn alamme tietojärjestelmissä. He osoittivat myös kykynsä järjestelmän sovittamiseen tarpeisiimme sopivaksi. Esimerkiksi vaativat integraatiot Samlinkiin ja muihin järjestelmiin eivät tuottaneet ongelmia, Kontinen sanoo.

Kunnianhimoinen aikataulu vaatii sujuvaa yhteistyötä

Tietojärjestelmän rakentamiselle aikaa oli noin vuosi, joka on toimialalla kunnianhimoinen aikataulu. Yhteistyöhön piti sitoutua sekä toimittajan että asiakkaan puolella täysin.

–Vältimme harhatekemistä ja keskityimme olennaiseen koko ajan. Profit Softwaren projektipäällikkö ja asiantuntijat olivat koko ajan sitoutuneita meidän asettamaamme aikatauluun ja tavoitteisiin ja heidän tarmokkuutensa ja yhteistyön mutkattomuus olivat avainasemassa projektin onnistumiselle. Erityisen kiitoksen ansaitsee projektipäällikkö, joka osasi kuunnella ja ymmärtää tarpeitamme ja kääntää ne menestyksellä tekniselle kielelle, Kontinen kertoo.

–Tiimissämme on suomalaisittain merkittävä keskittymä finanssialan tietojärjestelmäosaamista, jonka avulla projekti voitiin viedä menestyksellä läpi näin joustavasti, tästä suuri kiitos tiimille. Koimme lisäksi koko projektin ajan, että yhteistyö Hypon kanssa oli suoraviivaista ja tehokasta, sanoo Profit Softwaren projektipäällikkö Tino Silfver.

Kokemus vastaavista finanssialan järjestelmistä oli merkittävä apu hankkeen onnistumiselle:

–Vaikka meillä on aiemmin kokemusta vastaavista järjestelmistä, ja ratkaisuamme voidaan jossain määrin monistaa asiakkaillemme, ovat finanssialan järjestelmät aina erityisprojekteja: ratkaisu pitää sovittaa sopimaan asiakkaan liiketoimintaan. Lisäksi alan järjestelmien rakentamisessa mukana on paitsi lainsäädännön asettamia vaatimuksia, myös merkittävä vastuu järjestelmän toimivuudesta niin asiakkaalle kuin asiakkaan asiakkaille – meille tavallisille suomalaisille, Silfver jatkaa.

–Olemme erittäin tyytyväisiä sekä yhteistyöhömme että sen lopputulokseen ja innoissamme aloittamaan kiinnitysluottopankkitoiminnan, Kontinen päättää.

Pohjoismaiden ainoa yksityinen syöpäsairaala Docrates kehittää toimintaansa voidakseen tarjota parhaimman mahdollisen hoidon potilailleen. Kehitys tapahtuu niin hoitomenetelmissä, mahdollisimman tehokkaassa työn organisoinnissa kuin sairaalan liiketoiminnan kehittämisessä. Syöpäsairauksiin erikoistunut sairaala onkin kasvanut nopeasti alansa huippuyksiköksi. Toiminnan kehittämisessä on nyt otettu seuraava askel, kun Docrates on Profit Softwaren avulla yhdistänyt Acute-potilastietojärjestelmästä anonymisoidun datan Qlik Sense –raportointiin. Uudella datapohjaisella näkymällä sairaalan toimintaan saadaankin aiempaa tarkempi kuva niin hoitopoluista kuin liiketoiminnan eri prosesseista.

Huippuluokan toiminnan kehittäminen on sairaalaorganisaatiossa kokonaisvaltaista. Pelkkä hoidon tai liiketoiminnan prosessien kehittäminen eivät yksinään riitä, vaan kyse näiden yhdistämisestä tietoon perustuvassa suunnittelussa ja toiminnan kehittämisessä.

–Toimintamme on kasvanut sellaiseen mittakaavaan, että tarvitsimme uusia menetelmiä tiedolla johtamiseen. Acute-potilastietojärjestelmässämme on yli 4 000 potilaan 170 000 potilaskäyntiä, ja pelkästään viime vuonna meille tuli 1350 uutta potilasta. Potilastietojärjestelmä palvelee luonnollisesti hoitoprosessia, ja siinä ei ole työkaluja toiminnan monitasoiseen analysointiin ja kehittämiseen. Tarvitsimme tähän tietomassaan järkevän näkymän, josta merkityksellinen tieto saadaan näkyviin vaarantamatta mm. potilaiden yksityisyyttä. Siksi lähdimme rakentamaan anonymisoitua raportointinäkymää potilastietojärjestelmämme tietoihin Profit Softwaren avulla, kertoo Docrateen talousjohtaja Harri Puurunen.

Hoitopolut, liiketoimintayksiköiden toiminta ja markkinoinnin mitattavuus

Docrates hyödyntää Qlik Sense –teknologialla rakennettuja raportteja hyvin monitasoisesti. Voidaan esimerkiksi tarkastella syöpähoidossa olennaista tekijää: kuinka nopeasti potilas pääsee aloittamaan hoidon, tai vertailla erilaisten syöpien hoitoketjujen toimintaa organisaatiossa. Hoitotyön organisoinnin kannalta myös esimerkiksi henkilökunnan päivittäisen kuormitustilanteen tarkastelu on olennaista – sitä ei kannattaisi tehdä esimerkiksi kuukausi jälkikäteen.

–Profit Softwaren avulla onnistuimme rakentamaan näkymän tietoon, jossa voidaan ottaa sekä hyvin yleisluontoisia näkymiä että pureutua hyvin syvälle tietoon, aina tarpeen mukaan. Lisäksi raportoinnin näkymät eivät rajoitu esimerkiksi vain taloudelliseen tietoon, vaan pääsemme kehittämään toimintaa kaikilla osa-alueilla. Tässäkin, kuten kaikessa toiminnassamme, järjestelmän hyöty kulminoituu potilastyössämme: voimme tarjota parasta mahdollista hoitoa potilaillemme, Puurunen sanoo.

Valtakunnallisesti ja kansainvälisesti toimivalle Docrateelle myös maantieteellinen ulottuvuus on merkittävä tekijä. Esimerkiksi eri alueilta tulevien potilaiden tai erilaisten syöpätyyppien analysointi, sekä toiminnan kannattavuuden vertailu kotimaisten ja ulkomaisten potilaiden välillä ovat näkökulmia, joita aiemmin olisi ollut hyvin työläs vertailla.

–Järjestelmän myötä pääsemme keskittymään datan ymmärtämiseen sen sijaan, että merkittävä osa työajasta kuluisi pelkkään tiedon keräämiseen. Lisäksi olemme nyt voineet ensimmäistä kertaa pureutua todella yksityiskohtaiseen tietoon, esimerkiksi tutkia markkinointimme onnistumista tietyllä alueella, tätä ei olisi voitu aiemmin tehdä potilastiedon vaarantumatta, Puurunen kertoo.

–Qlik Sense oli meille juuri oikea valinta: helppokäyttöinen ja salamannopea raportointityökalu, joka tehostaa niin taloushallinnon, ylilääkäreiden, johtoryhmän kuin tiimien esimiesten päivittäistä työtä, Puurunen jatkaa.

Koeprojektista tuotantoon

Docrateen ja Profit Softwaren yhteistyö alkoi Acute-potilastietojärjestelmän toimittajan Vitecin suosituksesta. Profit Softwaren aiempi kokemus Acuten kanssa rakennetuista integraatioista vakuutti ja ensin toteutettiin proof-of-concept –koeprojekti, jossa tehtiin esimerkkiraportti Docrateen dataan.

–Näimme heti, miten järjestelmä toimii meidän omalla datallamme arkipäivän työssä. Sen perusteella oli helppo todeta järjestelmän hyödyllisyys ja ryhdyimme toteuttamaan hanketta. Yhteistyömme Profit Softwaren kanssa sujui erinomaisesti. He tunsivat Acuten aiemmin ja heidän tiiminsä todella halusi mukauttaa raportoinnin juuri syöpäsairaalamme tarpeisiin, jotka poikkeavat esimerkiksi lääkärikeskuksen tarpeista merkittävästi, Puurunen sanoo.

Puusepän verstaasta 18* myymälän tavarataloketjuksi kasvanut Puuilo halusi tietojärjestelmäuudistuksen ohessa tehostaa raportointiaan. Nopeasti kasvava liiketoiminta tarvitsikin tuekseen uudenlaisen näkymän liiketoiminnan tietoon auttamaan niin ylintä johtoa kuin myymäläpäälliköitä päivittäisessä työssään. Profit Software vastasi QlikView-raportointijärjestelmästä ja raportoinnin tietovarastosta.

Voimakkaasti kasvava Puuilo-ketju toimii tehokkaasti tiiviillä johtoryhmällä. Liiketoiminnan kehityksen myötä erilaisen raportoinnin tarve ja sille asetetut vaatimukset ovat kuitenkin kasvaneet ja aiempi, osin manuaalinen toimintamalli oli tullut tiensä päähän. Puuilo tarvitsikin mahdollisimman automatisoidun ja liiketoimintaa monelta näkökulmalta yhtenäisesti kuvaavan raportoinnin järjestelmän. Järjestelmän toimittajaksi valittiin kilpailutuksen jälkeen Profit Software.

–Lähdimme uudistukseen puhtaasti liiketoiminnan tarpeet edellä. Emme etsineet mitään tiettyä järjestelmää, vaan ratkaisua tarpeeseemme. Lisäksi halusimme yhteistyökumppanin, joka ymmärtää liiketoimintamme vaatimuksia, eikä vain omaa teknistä ratkaisuaan. Profit Softwaren osaamisessa oli erinomainen yhdistelmä teknistä ja talousraportoinnin osaamista, kertoo Puuilon tietohallintojohtaja Esa Haapa-aho.

Kassakoneelta tuloslaskelmaan

Puuilon uusissa QlikView-raporteissa yhdistyvät tavarataloketjun liiketoiminnan monet eri ulottuvuudet ja tiedot kassakuiteista, tilitapahtumista, tuloslaskelmasta, HR-raportoinnista sekä osto- ja myyntireskontrasta. Olennaista on kaiken tämän tiedon yhdistäminen helppokäyttöiseen näkymään ja automatisoituihin raportteihin. Ero aiempaan, osin manuaaliseen toimintaan on suuri:

–Kyllähän se on niin, että ei Excelissä mitään automatisointia oikeasti ole. Nyt meillä tulee jokaiselle myymäläpäällikölle joka aamu yhteismitallinen raportti, jossa kerrotaan eilisen myynti ja olennaiset tunnusluvut. Tämän myötä käytämme nyt kaikki samoja termejä ja laskentamalleja sekä ymmärrämme luvut samalla tavalla. Aikaa säästyy sekä myymälöissä että täällä keskusjohdossa. Raportointiin liittyvän mekaanisen työn vähenemisen lisäksi saimme myös aiempaa laajemman kokonaisnäkymän tilanteeseen, mikä auttaa suunnittelemaan tulevaisuutta tehokkaasti, sanoo Puuilon talousjohtaja Ville Ranta.

Ketterä yhteistyö

Koska raportointijärjestelmän ohella uudistettiin myös muita liiketoiminnan järjestelmiä, ei toteutusta voitu kattavasti suunnitella ennalta, vaan projektiin liittyi monia vielä sen alkuvaiheessa määrittelemättömiä kohtia.

–Profit Software pystyi toimimaan monitoimittajaympäristössä rakentavalla tavalla, he eivät tehneet laput silmillä vain omaa osuuttaan. Koko projektin ajan tuntui, että heidän osaava tiimi oli mukana meitä varten. Heillä oli kyky kommentoida ja vastata, sekä hyvä reaktionopeus. Tämän kaltaista isoa kokonaisuudistusta ei pystyisikään muulla kuin ketterällä asenteella tekemään. Olemme erittäin tyytyväisiä yhteistyöhön, Haapa-aho kertoo.

Puuilo myös jatkaa yhteistyötä Profit Softwaren kanssa raportoinnin jatkokehityksen parissa:
–Tämähän on oikeastaan vasta alku. Kun nyt olemme nähneet automatisoitujen raporttien edut käytännössä, tulemme varmasti laajentamaan niiden käyttöä vielä jatkossa, Haapa-aho sanoo.

*) Puuilolla on vuoden 2020 kesäkuussa Suomessa lähes 30 myymälää ympäri Suomen sekä verkkokauppa.