When an insurer plans a system renewal, the primary focus is usually on how the new system supports needs today and in the future. However, few insurance companies start from scratch. Especially within life insurance, policies may be older than 50 years. Therefore, the migration of run-off portfolios usually pops up at some point during the renewal project.

Older systems often have an “uncontrolled flexibility”, a feature that originally was regarded quite handy. Individual policy details could be modified in many ways, and not all information had a designated place or format. Thus, over time, users may have entered the same information in different places and, for example, dates in different formats. Older policies also do not always have all the information required by the new structure; in which case the policy information needs to be enriched. Not to mention file formats, which have changed over the years. There are certainly many more examples. And now, 15–20 years later, when this rather mixed data should be adapted to the structures of the new system, we are faced with a data cleaning task. The scope of a migration project can often be bit of a surprise, but luckily there are tools available to help.

The power of collaboration

In data migration the cooperation between the insurance company and the system supplier is key. The insurance company knows its old products and can foresee some of the challenges in the data structures. The system supplier on the other hand, knows inside out the logic and structure of the new system. When a mechanism for checking the quality and consistency of the data is created in between, even a difficult migration becomes easier.

The three phases of migration

Data migration can be divided into three phases. In the first phase, the migration is planned, and the portfolios are studied to the smallest details. First steps are taken with smaller test data and the creation of data mapping rules starts. At the same time, the insurance company often considers whether some product portfolios can be combined to simplify the management of portfolios in the future.

In the next phase, our conversion tool will take centre stage. It is used to check whether the data to be migrated is consistent and compatible with the new system. Rarely, if ever, is older data ready at once. The conversion tool provides feedback on differences and inconsistencies, such as data fields that cannot be matched in the new structure, missing data fields, or data in an inappropriate format.

This is where the actual data cleaning begins. The same data may be run through the conversion tool several times until it can be stamped as OK. Finally, a policy lifecycle testing will be done to ensure that everything matches in the future as well. For the work to progress promptly, the conversion tool is made available also for the insurance company. Hence, the actual experts of the portfolios and those working on data cleaning can independently test the changes and updates. All in all, a time-consuming phase, but the work is rewarded in the last phase.

The actual migration is often the fastest phase. When the old data has been processed and its compatibility has been verified, this is largely a technical routine, where the converted policies smoothly float into the new system. As a final check, the outcome is reconciled with the source data.

Extensive experience of migrations

In addition to the conversion tool, Evitec Life‘s accurate description of the data structure makes migration work significantly easier. The description gives the customer a clear view of which information is needed and in which format.

At Evitec we have carried out system migrations for several decades. We have converted nearly one hundred portfolios and hundreds of thousands of policies. So, it’s fair to say that our experience has built up over time and our migration process and tools have been put to the test in many demanding projects.

Onko sinulla tietojärjestelmissäsi aineistoa, joka tulisi saattaa GDPR-vaatimusten piiriin, tai oletko epävarma asiasta? Viranomaisvaatimukset edellyttävät henkilötietojen käsittelyä luottamuksellisesti ja turvallisesti. Tämä koskee myös yritysten tietojärjestelmiä ja esimerkiksi testiympäristöjä.

Henkilötiedot on peitettävä tai häivytettävä siten, että tietoja ei voi suoraan nähdä tai yhdistää muihin järjestelmässä oleviin tietoihin, mutta tietorakenteet pysyvät kuitenkin eheinä. Käyttötapauksesta riippuen tietojen peittäminen tehdään algoritmeilla joko anonymisoiden tai pseudonymisoiden. Englanniksi puhutaan termistä data masking. Ilman henkilötietojen huolellista suojaamista ei testiympäristöissä voida hyödyntää oikeiden käyttötapausten tietoja.

Olemme kehittäneet henkilötietojen häivyttämiseen, eli maskaukseen, tehokkaan ja läpinäkyvän, ketterän ratkaisun. Se on myös rakenteeltaan kevyt ja käyttäjäystävällinen. Ratkaisumme avulla henkilötietojen suojaaminen isoissa järjestelmissä voi parhaimmillaan olla hyvinkin yksinkertaista ja mutkatonta. Asiantuntijoillamme on jo paljon kokemusta tietosuojaan liittyvistä projekteista. Me tiedämme, mitä viranomaisvaatimukset tarkoittavat käytännössä, ja mitä ne tarkoittavat järjestelmien ja projektinhallinnan kannalta.

Ketterä ratkaisu, joka sopii moneen tilanteeseen

Tietojen häivyttämiseen kehitetty, dynaaminen ratkaisumme käsittelee ja tuottaa aineiston hyödyntäjälle datan, josta on häivytetty henkilötiedot lain määräämällä tavalla.

Kun yritys haluaa ottaa ratkaisun käyttöönsä, toimimme läheisessä yhteistyössä onnistuneen projektin takaamiseksi. Asiantuntijamme määrittelevät eli konfiguroivat asiakkaan kanssa tiedot, joita halutaan hyödyntää, ja liiketoimintatarpeet ohjaavat esimerkiksi tietolähteiden valintaa. Lisäksi tapauksesta riippuen valitaan, tehdäänkö maskaus anonymisoiden vai riittääkö pseudonymisointi. Tietorakenteet säilyvät alkuperäisen aineiston mukaisina. Maskata voi tarpeen mukaan vain tietyt tietokantakentät tai koko taulun.

Määritellyt säännöt ovat koko ajan asiakkaan nähtävissä, ja tarvittaessa muutosten teko on helppoa. Kun määritykset on tehty ja lähdelataukset toimivat, ratkaisumme maskaa datan automaattisesti ja tehokkaasti. Näin valmis aineisto on valmis hyödynnettäväksi. Ratkaisu sopii monenlaiseen tarpeeseen, ja sillä voi olla useampia rinnakkaisia hyödyntäjiä, ihmisiä tai järjestelmiä, kuten tietovaraston testiympäristöt.

Ratkaisumme etuja ovat sen ketteryys, läpinäkyvyys ja yksinkertaisuus, mikä tekee siitä myös helppokäyttöisen. Manuaalityötä on erittäin vähän, lähinnä alkuvaiheen määrittelyissä.

Me olemme valmiita auttamaan yrityksesi tietojärjestelmien henkilötietojen suojaamisessa tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla.

Mikäli haluat keskustella lisää, lähetä meille yhteydenottopyyntö osoitteeseen sales@evitecdata.local. Asiantuntijamme vastaavat sinulle ripeästi.

Tutustu myös muihin analytiikan ja tiedolla johtamisen palveluihimme.

Lue myös:

https://profitsoftware.com/yksinkertainen-ratkaisu-suojaa-henkilotietoja-yritysten-testiymparistoissa/

Vuonna 2018 EU-alueella voimaan astuneen yleisen tietosuoja-asetuksen (General Data Protection Regulation eli GDPR) mukaisesti henkilötietojen käsittelyn on oltava luottamuksellista ja turvallista. Käytännössä tämä tarkoittaa, että esimerkiksi yritysten, jotka henkilötietoja käsitellessään ovat samalla myös rekisterinpitäjiä, tulee suojata tietojärjestelmissään olevat henkilötiedot mahdollisten tietoturvaloukkausten varalta. Samalla tulee varmistaa tietojen luottamuksellisuus, eheys ja saatavuus – tiedot on myös pystyttävä palauttamaan esimerkiksi teknisen onnettomuuden sattuessa.

Yritysten testiympäristössä tämä vaatimus konkretisoituu henkilötietojen peittämiseen tai häivyttämiseen siten, että henkilötietoja ei voi suoraan nähdä tai yhdistää muihin järjestelmässä oleviin tietoihin, mutta tietorakenteet pysyvät kuitenkin eheinä. Usein tämä toteutetaan algoritmeilla, jotka anonymisoivat tai pseudonymisoivat tiedot, jotta niitä voidaan tietoturvallisesti tarkastella ja käyttää testauksessa. Englanniksi puhutaan termistä data masking.

Anonymisointi vai pseudonymisionti?

Anonymisoinnilla tarkoitetaan henkilötietojen käsittelyä niin, että henkilöä ei enää voida tunnistaa niistä. Pseudonymisointi puolestaan tarkoittaa henkilötietojen käsittelemistä siten, että henkilötietoja ei voida enää yhdistää tiettyyn henkilöön ilman lisätietoja. Tällaiset lisätiedot täytyy tietenkin säilyttää huolellisesti erillään henkilötiedoista. (ks. lähde: Tietosuojavaltuutetun toimisto) Se, kumpaa suojaustapaa käytetään, riippuu käyttötapauksesta. Mikäli yritys käyttää tietoja vain testatakseen omaa tuotantoaan, pseudonymisointi riittää. Jos tietoja on tarve jakaa sellaiselle joukolle, jolla ei muuten olisi aineistoon oikeutta, käytetään näistä kahdesta raskaampaa anonymisointia tietojen suojaamiseksi.

Molemmissa tapauksissa datakokonaisuus säilyy eheänä. Tämä on tärkeää, jotta voidaan tuottaa testejä oikean elämän oikeilla tapauksilla, joita ei testijärjestelmässä tulisi muutoin mieleen testata, tai joita ei ilmenisi satunnaisesti generoidulla datalla. Toisaalta voidaan ongelmatapauksissa tuoda oikea käyttötapaus maskattuna testiympäristöön ja selvittää ongelma tietosuoja säilyttäen. Ilman henkilötietojen huolellista suojaamista ei testiympäristöissä voisi olla näitä oikean elämän tapauksia.

Meillä on ratkaisu ja kokemusta tietosuojaan liittyvistä projekteista

Henkilötietojen suojaaminen isoissa järjestelmissä voi parhaimmillaan olla hyvinkin yksinkertaista ja mutkatonta. Me Profit Softwarella olemme auttaneet asiakkaitamme jo vuosia järjestelmiensä henkilötietojen suojaamiseksi. Olemme kehittäneet siihen tehokkaan ja läpinäkyvän ratkaisun, joka on myös rakenteeltaan kevyt ja käyttäjäystävällinen. Sen läpi kulkee parhaillaankin isoja tietomassoja automatisoidusti, ja käyttäjä myös näkee, millaisten algoritmien mukaan ratkaisu tietoja käsittelee. Kyse ei suinkaan ole mistään mustasta laatikosta, vaan näitä määrityksiä pystystään myös joko yhdessä tai asiakasyritys omin voimin muokkaamaan – tarvittaessa tuotamme asiakkaallemme matemaattiset algoritmit juuri heidän tarpeeseensa.

Asiantuntijoillamme on jo paljon kokemusta tietosuojaan liittyvistä projekteista. Me tiedämme, mitä viranomaisvaatimukset tarkoittavat käytännössä, ja mitä ne tarkoittavat järjestelmien ja projektinhallinnan kannalta. Me olemme valmiita auttamaan yrityksesi tietojärjestelmien henkilötietojen suojaamisessa tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla.

Mikäli haluat keskustella lisää, lähetä meille yhteydenottopyyntö osoitteeseen sales@evitecdata.local. Asiantuntijamme vastaavat sinulle ripeästi.

Tutustu myös muihin analytiikan ja tiedolla johtamisen palveluihimme.

Lue lisää: Lieksan ananasfarmi ja koirakiven käsikirurgia – sensitiivisen testausaineiston pseudonymisointi

IT-markkinassa hehkutetaan uusia työkaluja, joilla kuka tahansa voi ryhtyä sovelluskehittäjäksi. Tätä on markkinassa odotettu, ja luvattukin jo pitkään.

Microsoft Power Platform, tuo tehokkaimpien työkalujen yhdistäjä, saattaa olla vastaus huutoon. (more…)

Yrityksen palveluiden ja sovellusten vieminen pilveen on nykyaikainen ja resurssiskaalautuva vaihtoehto, jota tarjotaan yhä useammin ratkaisuksi. Kuten kaikissa projekteissa, tässäkin tulee kuitenkin huomioida eri asioita. Joistakin huolista ja murheista päästään toki eroon, mutta tilalle tulee uusia asioita, joita ei voi jättää huomiotta.

Kaikkeen tähän kannattaa käyttää pilveen erikoistuneita ohjelmistoalan asiantuntijoita.

(more…)

Profit Software and Live Foundation have been working on an enterprise level business intelligence solution for some time now, and the partnership has been smooth sailing. Positive past experiences of cooperation and a competitive quote led Live Foundation to choose Profit Software as the supplier of its new, more efficient internal order management system.

Profit Software’s proven UX design and SW development expertise combined with Microsoft Power Apps technology were the key to solve Live Foundation’s very specific needs. Power Apps, a user-friendly tool for agile software development, is part of Microsoft Power Platform, in which Profit Software has invested heavily in recent years. Power Platform technology made the new order management system extremely quick to build.

“Profit Software gave us everything we wanted and more, with open communication and iteration throughout the project”, says Live Foundation’s IT Manager Jouni Vesanen.

The new solution has given Live Foundation a consistent way to process internal orders, reducing the amount of manual labour and lowered the risk of human error. With integrated Power BI based reporting the internal orders are now visible to all authorized users.

Live Foundation’s new system is an excellent example of how process digitalisation can quickly add value. Power Platform technology is especially well suited to situations where suitable SW product is not available but where embarking on a major software development project is not a practical option either. Power Platform is ideal for developing software quickly and cost-effectively in no-code/low-code basis with minimal programming.

“Power Platform is also great in that it allows us to keep developing the system in-house”, Vesanen explains.

Find out more about our business intelligence solutions.

You can also contact us: Juha Järvinen, juha.jarvinen@evitecdata.local

Live Foundation’s mission is to enable as many people as possible to function as full-fledged members of Finnish society. Live Foundation maintains two professional units: Vocational College Live, which is the third biggest special-needs vocational school in Finland, and Live Services, a provider of vocational rehabilitation, training and consultancy to promote employment. Live Foundation was established in 1940, and it employs just over 600 experts.

Profit Software provides system solutions and consulting services to the financial industry. It also offers analytics and information management services across multiple industries. Founded in 1992, Profit Software has offices in Espoo, Tampere, Pori, Lahti, Lappeenranta, Tallinn and Stockholm. The number of employees is close to 300.