Keväällä 2020 alkanut pandemiatilanne muutti työskentelytapojamme. Siirryimme työskentelemään etänä ja totuimme pitämään yhteyttä Teamsissa niin kollegojen kuin asiakkaidenkin kanssa. Kasvotusten tapahtuva kommunikointi kokouksissa, käytävillä ja kahvihuoneissa jäi pitkäksi aikaa kokonaan pois. Silti työt ovat jatkuneet, uusia ihmisiä on rekrytoitu ja asiakasprojekteja aloitettu, edistetty ja saatettu loppuun.

Tällä hetkellä työskentelymme Evitecillä pohjautuu vahvasti siihen, että tiimit sopivat keskenään työtavoista. Käytännössä suurin osa henkilöstöstä jatkoi keväällä etätyöskentelyä, vaikka valtakunnallinen etätyösuositus päättyikin 28. helmikuuta. Nyt käynnissä on hybridityömalli, joka kannustaa toimistolla työskentelyn ja etätyön yhdistämiseen.

Kaikissa työtavoissa on sekä haasteita että etuja. Tämän ovat huomanneet myös käyttäjäkokemuksesta ja käyttöliittymäsuunnittelusta projekteissamme vastaavat Suvi Tuomisto ja Joel Hakulinen. Heidän ja muiden käyttäjäkokemusta Evitecillä kehittävien työhön kuuluvat esimerkiksi asiakastyöpajat, joissa kartoitetaan asiakkaan tarpeita, käyttäjätarinoita ja liiketoimintaprosesseja, eli rakennetaan pohjaa jatkuvalle yhteistyölle projektissa. Työtavasta riippumatta asiakastyötä tekevien tavoitteena on kommunikoida asiakkaan kanssa säännöllisesti, selkeästi ja tarpeita kuunnellen kaikissa projektin vaiheissa, määrittelystä toteuttamiseen, validointiin ja testaukseen. Työtä tehdään loppujen lopuksi ihmisiltä ihmisille.

Murra jää kasvotusten, jos mahdollista

Ihmisten tapaaminen ensi kertaa voi olla hieman jännittävää riippumatta työtavasta. Ihmiset eivät vielä tunne toisiaan, eikä luottamusta ole vielä rakennettu. Sanotaan, että ensivaikutelman voi tehdä vain kerran. Suvilla ja Joelilla on kokemusta ensitapaamisista niin kasvokkain kuin virtuaalisestikin.

— Sen ensimmäisen jään murtaminen on Teamsissa toisinaan vaikeampaa, muttei toki mahdotonta. Keskustelun jatkaminen on yleensä helpompaa, jos on tavannut ihmisen edes kerran livenä, Suvi pohtii.

— Vuorovaikutus on erilaista kasvotusten kuin se on etäyhteyksien välityksellä, vaikka kameraakin pitäisi päällä. Siksi projektin aloittaminen kasvotusten tehtävällä tapaamisella on hyvä idea, Joel miettii.

— Jos pääsee vielä käymään asiakkaan luona tämän omissa tiloissa, hahmottaa myös ympäristön, jossa heidän ihmisensä toimivat ja aistii paljon sanatonta tietoa myös asiakkaan työpaikkakulttuurista, Suvi jatkaa.

Suunnittele etäpalaverin fasilitointi tarkasti, jotta tasapuolistat ja tehostat viestintää

— Kasvotusten pystyy usein lukemaan muiden ihmisten reaktioita ja mikroilmeitä välittömästi ja hahmottamaan, ovatko osallistujat ymmärtäneet sanoman, vai olisiko hyödyllistä täsmentää asiaa, Suvi sanoo.

Hyvin fasilitoitu palaveri Teamsissa voi tarjota erityisen mainion tilaisuuden saada myös porukan hiljaisemmat osallistujat ääneen. Se edellyttää etukäteen fasilitoinnin suunnittelua tämä mielessä pitäen. Suvi ja Joel ovat käyttäneet etäfasilitoinnin apuna FigJamia, joka on osoittautunut käyttökelpoiseksi monessa tilanteessa.

— Etäsessiona työpajatyöskentely voi olla raskaampaa kuin livenä, mutta hyvin rakennetulla agendalla voi saada silti tehokkaammin tietoa esiin, Suvi jatkaa. — Etäpalaveri myös edellyttää tietyllä tavalla kaikilta osapuolilta heittäytymistä ja omaa aktiivisuutta, että kertoo ja tuo näkemyksensä esiin.

— Säästäähän se myös osallistujien matka-aikaa, ilmastoa ja yritysten kuluja, jos palaverin voi järjestää virtuaalisesti, Joel sanoo. — Lisäksi etäpalavereita pystyy järjestämään paremmin vähän lyhyemmälläkin varoajalla, Suvi sanoo.

Kasvotusten on helpompi pitää yhteisiä taukoja ja näin palautua kuormituksesta

Erityisesti koko päivän kestävissä työpajoissa erot kasvotusten ja etänä pidettäviin palavereihin korostuvat. Pitkät sessiot tauotetaan, jolloin osallistujat pääsevät jaloittelemaan, käymään lounaalla, täydennetään kahvi- ja vesivarantoja sekä suuntaamaan ajatukset hetkeksi muihin asioihin jutustelemalla kevyemmistä aiheista.

— Kaikki tämä auttaa palautumaan ja tukee sitä, että osallistujilla on tauon jälkeen taas virtaa jatkaa työskentelyä tuoreilla ajatuksilla, sanoo Joel. — Kasvotusten myös taukojen aikana voi jatkaa sosiaalista kanssakäymistä, mikä myös tekee yhteistyöstä jouhevampaa, Joel jatkaa.

— Kahvikeskustelut myös jatkuvat kasvotusten eri tavalla kuin Teamsissa, Suvi huomioi. — Livenä kahvipöydän ääressä voi olla monta samanaikaista keskustelua käynnissä rinnakkain, keskustelu voi polveilla, siihen voi liittyä ja siitä voi lähteä, ja näin se olla myös spontaaniudessaan luovaa ja yllättävääkin, ja tästä kaikesta voi syntyä uusia oivalluksia, Suvi jatkaa.

Etänä sen sijaan tyypillisempää on, että kukin taukoilee tahoillaan, jolloin epäviralliset kahvitaukokeskustelut jäävät herkästi kokonaan pois. Palautuminen ylipäätään saattaa olla etänä vaikeampaa. Tästä syystä Suvi ja Joel ovatkin jakaneet pitempiä työpajoja useammalle päivälle. Tämä on heidän mukaansa toiminut hyvin.

Hybridityö on täällä

Yhteenvetona Suvi ja Joel toteavatkin, että parhaimmillaan projektissa kannattaa yhdistellä eri palaverimuotoja tilanteen ja tarpeen mukaan. Varsinkin alussa kannattaa pyrkiä tapaamaan kasvotusten. Jos on välttämätöntä pitää pitempiä sessioita, niissäkin hyötyy kasvokkain tapahtuvasta kokoustamisesta ja myös tauoista. Lyhyemmissä tuokioissa taas säästetään osallistujien aikaa, ilmastoa ja yritysten kuluja, jos tapaaminen pidetään virtuaalisena.

Voidaan todeta, että hybridimuotoinen työnteko on jo arkipäivää ja toimii erinomaisesti.

Customer story

Näin autoimme asiakastamme testiaineiston hallintaratkaisun toteutuksessa

Pitkäaikainen kumppanimme, merkittävä suomalainen finanssialan toimija, kehittää toimintojaan jatkuvasti vastatakseen paremmin digitalisaation tuomiin vaateisiin. Nyt toteutimme asiakkaallemme monitoimittajaympäristössä testiaineiston hallintaratkaisun.

Viranomaisvaatimukset edellyttävät henkilötietojen käsittelyä luottamuksellisesti ja turvallisesti. Tämä koskee myös yritysten tietojärjestelmiä ja esimerkiksi testiympäristöjä.

— Tässä tapauksessa asiakas tarvitsi sovelluskehitystä varten aidosta datasta materiaalin peitetyssä muodossa niin, että sieltä on valittavissa tiettyjä asiakastyyppejä testausta varten. Itse data haettiin tietovarastosta, kertoo asiantuntija Timo Pillikko.

Evitecin ratkaisu koostuu kahdesta osasta, luottamuksellisen tiedon salauksesta testiaineiston luonnin yhteydessä sekä testiaineiston virkistämisestä salatulla aineistolla.

Käyttötapauksesta riippuen tietojen peittäminen tehdään algoritmeilla joko anonymisoiden tai pseudonymisoiden. Englanniksi puhutaan termistä data masking. Ilman henkilötietojen huolellista suojaamista ei testiympäristöissä voida hyödyntää oikeiden käyttötapausten tietoja.

— Alkuun teimme maskausta. Sen jälkeen projekti laajeni niin, että poimimme tiettyyn kehitystarpeeseen sopivia joukkoja ja tietoja. Tietojen täytyy aina olla eheät, jotta niitä voidaan hyödyntää, sanoo projektipäällikkönä toiminut Teemu Vainio.

Projektikommunikaatiolle täydet pisteet

Projektia tehtiin yli vuoden yhdessä asiakkaan ja toisen toimittajan kanssa.

— Onnistuimme monessa asiassa, emmekä vähiten siksi että kommunikaatio toimi niin hyvin. Sparrasimme asioita yhdessä ja olimme avoimia, kertoo Teemu.

Evitecin puolelta projektissa olivat mukana kokeneet konkarit, mutta asiakkaan toimiala pakotti heidätkin opettelemaan liudan uusia asioita. — Kun perustaso on kunnossa, niin sen päälle on hyvä rakentaa uutta. Kysymys on teknisestä toteutuksesta ja siihen meillä on erinomainen konsepti ja osaaminen, jatkaa Teemu.

— Asiakas on jo nyt saanut lisäarvoa: exceleistä on siirrytty kohti läpinäkyvää ratkaisua, joka auttaa testaajia näkemään konkreettisesti sen, mitä poimitaan ja testataan. Se säästää aikaa ja tuo varmuutta, summaa Timo.

Customer story

Evitec kehitti Kymen Vesi Oy:lle ketterän tiedolla johtamisen järjestelmän

Kymen Vesi tuottaa vesihuoltopalveluja sekä edistää vesihuoltoa kehittäjänä ja asiantuntijana muiden toimijoiden kanssa yhteistyössä. Veden ja toiminnan laatu, turvallisuus sekä taloudellisuus ovat tärkeitä yrityksen kulmakiviä. Kun Kymen Vesi tiedosti tarpeen rakentaa tiedolla johtamisen järjestelmä, valikoitui toimittajaksi Evitec, jolla on aikaisempaa kokemusta tiedolla johtamisen ratkaisuiden rakentamisesta sekä vesilaitosyhteistyöstä.

– Halusimme parantaa tiedolla johtamista, kertoo Kymen Veden kehittämispäällikkö, Jaana Pulkkinen. – Konkreettisesti se tarkoittaa esimerkiksi oleellisten mittareiden seuraamisen helpottamista. Projektissa kehitetään edelleen myös etäluettavien datamittareiden datan tuomista laskutusjärjestelmään, Pulkkinen sanoo.

Kymen Veden tarpeisiin ja valittuihin mittareihin muodostettu tietomalli helpottaa yrityksen omien raporttien ja analyysien laatimista, sillä manuaalisen työn määrä vähenee. Selkeä ja suoraviivainen, helposti ylläpidettävä kokonaisuus myös vähentää virheitä.

– Tunnuslukujen seuraaminen on nyt entistä selkeämpää ja helpompaa, Pulkkinen sanoo.

Power BI:n päälle rakennettu ja dataa Azure-pilveen tallentava ratkaisu kerää ja yhdistää tietoja useista eri lähdejärjestelmistä, mikä voi olla teknisesti haastavaa ja työlästä toteuttaa. Erilaiset lähdejärjestelmät ja niiden toisistaan poikkeavat rajapintakäytännöt vaativat toimittajalta asiantuntemusta, jotta tiedonsiirto saadaan sujuvaksi. Microsoft Azure -alustalle laaditut pilvipohjaiset ratkaisut ovat nopeita, ketteriä ja skaalautuvia, mikä tarkoittaa, että ne vaativat vain vähän ylläpitoa ja ovat hyvin kustannustehokkaita.

Käytännössä Evitecin ratkaisussa tietoa käsitellään kolmessa kerroksessa. Data ladataan ja integroidaan Azure Data Factoryn avulla Azuren Data Lake -tietoaltaaseen, missä data pysyy tallessa ja on valmiina jalostettavaksi. Data Lake toimii data-alustana Dedicated SQL Pool -tietovarastolle (aikaisemmin SQL DW). Nämä ominaisuudet ovat saatavilla Azure Synapse Analyticsissa. Tietovarastosta data jalostetaan ja mallinnetaan raportoitavaan muotoon. Lopulta informaatio esitetään loppukäyttäjälle visuaalisina, helppokäyttöisinä raportteina Power BI:ssa.

– Yhteistyö ja tiedon kulku Evitecin kanssa on ollut hyvää, ketterää ja toimivaa, Pulkkinen kertoo. – Keskustellen ja porukalla miettien on saatu asiat aina edistymään.

microsoftteams-image-3512521
Power BI:n päälle rakennettu ja dataa Azure-pilveen tallentava ratkaisu kerää ja yhdistää tietoja useista eri lähdejärjestelmistä.

Kymen Vesi Oy tuottaa korkealaatuisia vesihuoltopalveluja sekä toimii vesihuollon edistäjänä, asiantuntijana ja kehittäjänä yhteistyössä muiden toimijoiden kanssa.