Keväällä 2020 alkanut pandemiatilanne muutti työskentelytapojamme. Siirryimme työskentelemään etänä ja totuimme pitämään yhteyttä Teamsissa niin kollegojen kuin asiakkaidenkin kanssa. Kasvotusten tapahtuva kommunikointi kokouksissa, käytävillä ja kahvihuoneissa jäi pitkäksi aikaa kokonaan pois. Silti työt ovat jatkuneet, uusia ihmisiä on rekrytoitu ja asiakasprojekteja aloitettu, edistetty ja saatettu loppuun.
Tällä hetkellä työskentelymme Evitecillä pohjautuu vahvasti siihen, että tiimit sopivat keskenään työtavoista. Käytännössä suurin osa henkilöstöstä jatkoi keväällä etätyöskentelyä, vaikka valtakunnallinen etätyösuositus päättyikin 28. helmikuuta. Nyt käynnissä on hybridityömalli, joka kannustaa toimistolla työskentelyn ja etätyön yhdistämiseen.
Kaikissa työtavoissa on sekä haasteita että etuja. Tämän ovat huomanneet myös käyttäjäkokemuksesta ja käyttöliittymäsuunnittelusta projekteissamme vastaavat Suvi Tuomisto ja Joel Hakulinen. Heidän ja muiden käyttäjäkokemusta Profit Softwarella kehittävien työhön kuuluvat esimerkiksi asiakastyöpajat, joissa kartoitetaan asiakkaan tarpeita, käyttäjätarinoita ja liiketoimintaprosesseja, eli rakennetaan pohjaa jatkuvalle yhteistyölle projektissa. Työtavasta riippumatta asiakastyötä tekevien tavoitteena on kommunikoida asiakkaan kanssa säännöllisesti, selkeästi ja tarpeita kuunnellen kaikissa projektin vaiheissa, määrittelystä toteuttamiseen, validointiin ja testaukseen. Työtä tehdään loppujen lopuksi ihmisiltä ihmisille.
Murra jää kasvotusten, jos mahdollista
Ihmisten tapaaminen ensi kertaa voi olla hieman jännittävää riippumatta työtavasta. Ihmiset eivät vielä tunne toisiaan, eikä luottamusta ole vielä rakennettu. Sanotaan, että ensivaikutelman voi tehdä vain kerran. Suvilla ja Joelilla on kokemusta ensitapaamisista niin kasvokkain kuin virtuaalisestikin.
— Sen ensimmäisen jään murtaminen on Teamsissa toisinaan vaikeampaa, muttei toki mahdotonta. Keskustelun jatkaminen on yleensä helpompaa, jos on tavannut ihmisen edes kerran livenä, Suvi pohtii.
— Vuorovaikutus on erilaista kasvotusten kuin se on etäyhteyksien välityksellä, vaikka kameraakin pitäisi päällä. Siksi projektin aloittaminen kasvotusten tehtävällä tapaamisella on hyvä idea, Joel miettii.
— Jos pääsee vielä käymään asiakkaan luona tämän omissa tiloissa, hahmottaa myös ympäristön, jossa heidän ihmisensä toimivat ja aistii paljon sanatonta tietoa myös asiakkaan työpaikkakulttuurista, Suvi jatkaa.
Suunnittele etäpalaverin fasilitointi tarkasti, jotta tasapuolistat ja tehostat viestintää
— Kasvotusten pystyy usein lukemaan muiden ihmisten reaktioita ja mikroilmeitä välittömästi ja hahmottamaan, ovatko osallistujat ymmärtäneet sanoman, vai olisiko hyödyllistä täsmentää asiaa, Suvi sanoo.
Hyvin fasilitoitu palaveri Teamsissa voi tarjota erityisen mainion tilaisuuden saada myös porukan hiljaisemmat osallistujat ääneen. Se edellyttää etukäteen fasilitoinnin suunnittelua tämä mielessä pitäen. Suvi ja Joel ovat käyttäneet etäfasilitoinnin apuna FigJamia, joka on osoittautunut käyttökelpoiseksi monessa tilanteessa.
— Etäsessiona työpajatyöskentely voi olla raskaampaa kuin livenä, mutta hyvin rakennetulla agendalla voi saada silti tehokkaammin tietoa esiin, Suvi jatkaa. — Etäpalaveri myös edellyttää tietyllä tavalla kaikilta osapuolilta heittäytymistä ja omaa aktiivisuutta, että kertoo ja tuo näkemyksensä esiin.
— Säästäähän se myös osallistujien matka-aikaa, ilmastoa ja yritysten kuluja, jos palaverin voi järjestää virtuaalisesti, Joel sanoo. — Lisäksi etäpalavereita pystyy järjestämään paremmin vähän lyhyemmälläkin varoajalla, Suvi sanoo.
Kasvotusten on helpompi pitää yhteisiä taukoja ja näin palautua kuormituksesta
Erityisesti koko päivän kestävissä työpajoissa erot kasvotusten ja etänä pidettäviin palavereihin korostuvat. Pitkät sessiot tauotetaan, jolloin osallistujat pääsevät jaloittelemaan, käymään lounaalla, täydennetään kahvi- ja vesivarantoja sekä suuntaamaan ajatukset hetkeksi muihin asioihin jutustelemalla kevyemmistä aiheista.
— Kaikki tämä auttaa palautumaan ja tukee sitä, että osallistujilla on tauon jälkeen taas virtaa jatkaa työskentelyä tuoreilla ajatuksilla, sanoo Joel. — Kasvotusten myös taukojen aikana voi jatkaa sosiaalista kanssakäymistä, mikä myös tekee yhteistyöstä jouhevampaa, Joel jatkaa.
— Kahvikeskustelut myös jatkuvat kasvotusten eri tavalla kuin Teamsissa, Suvi huomioi. — Livenä kahvipöydän ääressä voi olla monta samanaikaista keskustelua käynnissä rinnakkain, keskustelu voi polveilla, siihen voi liittyä ja siitä voi lähteä, ja näin se olla myös spontaaniudessaan luovaa ja yllättävääkin, ja tästä kaikesta voi syntyä uusia oivalluksia, Suvi jatkaa.
Etänä sen sijaan tyypillisempää on, että kukin taukoilee tahoillaan, jolloin epäviralliset kahvitaukokeskustelut jäävät herkästi kokonaan pois. Palautuminen ylipäätään saattaa olla etänä vaikeampaa. Tästä syystä Suvi ja Joel ovatkin jakaneet pitempiä työpajoja useammalle päivälle. Tämä on heidän mukaansa toiminut hyvin.
Hybridityö on täällä
Yhteenvetona Suvi ja Joel toteavatkin, että parhaimmillaan projektissa kannattaa yhdistellä eri palaverimuotoja tilanteen ja tarpeen mukaan. Varsinkin alussa kannattaa pyrkiä tapaamaan kasvotusten. Jos on välttämätöntä pitää pitempiä sessioita, niissäkin hyötyy kasvokkain tapahtuvasta kokoustamisesta ja myös tauoista. Lyhyemmissä tuokioissa taas säästetään osallistujien aikaa, ilmastoa ja yritysten kuluja, jos tapaaminen pidetään virtuaalisena.
Voidaan todeta, että hybridimuotoinen työnteko on jo arkipäivää ja toimii erinomaisesti.
Profit Loans & Collaterals on antolainauksen ja vakuushallinnan elinkaarijärjestelmä, jonka kehittäjätiimi työskentelee Profit Softwaren Espoon ja Lahden toimistoilla. Viimeiset 11 kuukautta projektitiimi on työskennellyt etänä. Projektissa pitkään työskennellyt kehittäjä, Jussi Kauhanen, kertoo uuden tilanteen tuoneen etuja.
-Aiemmin tiimi oli jakaantunut kahteen toimipaikkaan, mikä saattoi joskus näkyä kommunikaatiossa. Nyt, kun emme ole fyysisesti toimistolla, koen kommunikaation olevan jopa tasapuolisempaa.
IT-alan työskentelymallit soveltuvat etätyöhön hyvin. Scrum (ketterä kehitys) ja sen päivittäiset palaverit, dailyt, on helppo pitää esimerkiksi Teamsin kautta.
-Olemme tehneet sellaisen päätöksen, että dailyyn voi liittyä halutessaan 5-10 minuuttia aiemmin ja keskustelemme porukassa vapaamuotoisesti ennen varsinaista palaveria, kertoo Jussi.
Kuulumisten vaihto. Kollegalta mielipiteen kysyminen. Asioita, jotka eivät tunnu yhtä helpoilta, kun ihmisiä ei näe toimistolla. Jussi on samaa mieltä:
-Tässä (etätyössä) on suurempi kynnys soittaa kaverille, jos ei ole mitään varsinaista asiaa. Kun istutaan samassa tilassa toimistolla, niin siinä tulee päivän aikana juteltua kaikenlaista. Ylipäätään näen, että aikataulutusta pitää miettiä nykytilanteessa eri lailla tai sitä, miten asiat tehdään.
Jussi uskoo viihtyvänsä toimistolla myös tulevaisuudessa. ”Paikasta riippumaton työ saattaa olla houkuttelevaa niille, jotka asuvat pienemmillä paikkakunnilla”, sanoo Jussi.
”Voin nähdä itseni toimistotyössä tulevaisuudessakin”
Törmäämme jatkuvasti uutisiin siitä, kuinka etätyö on tullut jäädäkseen, tai että hybridimalli (etä- ja lähityön yhdistelmä) on uusi tulevaisuus.
-Onhan meillä ollut aiemminkin etätyömahdollisuus, mutten ole nähnyt mitään erityisen hyvää syytä tehdä töitä kotona, kun muu tiimi on toimistolla, sanoo Jussi.
Toisaalta lähes vuosi kotona on muuttanut Jussinkin käsitystä etätyöstä:
-Olen sopeutunut tilanteeseen melko hyvin, että voihan se toimistolle paluu olla shokkikin. Pidän kuitenkin siitä, että toimistolla työskentely tuo selkeän jaon työn ja vapaa-ajan välille.
Tuttu työyhteisö helpottaa etätyön keskellä
Profit Softwaressa on aloittanut viimeisen vuoden aikana yli 40 uutta työntekijää. Jussin työura on kestänyt useamman vuoden ja työyhteisö on tuttu. Siksi etätyöhön siirtyminen on tuntunut suhteellisen vaivattomalta.
Onko mitään sellaista, mikä ei ole tuntunut etätyössä samalta?
Vastaus löytyy nopeasti.
-Saimme hiljattain ison projektin maaliin. Se, ettemme voineet juhlistaa asiaa yhdessä on kyllä harmi.
Profit Loans & Collaterals on antolainauksen ja vakuushallinnan elinkaarijärjestelmä, joka soveltuu parhaiten suomalaisen yritysrahoituksen tarpeisiin. Ratkaisu koostuu moduuleista, jotka kattavat rahoituksen koko elinkaaren. Näillä moduuleilla hallinnoidaan lainoja ja vakuuksia sekä luottopäätöksiä ja luottoriskilaskelmia. Teknologioina on mm. React, .NET ja SQL Server.
December 4, 2020 |
BlogPeople
Vastuuta ja luottamusta asiakasprojekteissa
Heidi opiskeli Tampereen yliopistossa tietotekniikkaa, matematiikkaa ja teollisuustaloutta. Vuonna 2019 valmistunut koodari on viihtynyt Profit Softwarella monipuolisissa ja haastavissa tehtävissä.
Heidi Vulli työskentelee Profit Softwarella konsulttina asiakkaalla Software Designerin roolissa. Hän aloitti Profitilla vuonna 2017 osa-aikaisena opiskellessaan Tampereen yliopistossa tietotekniikkaa, matematiikkaa ja taloustiedettä. Kokopäiväkonsulttina asiakkaalla Heidi on ollut vuoden 2020 alusta.
Heidi on jo ehtinyt kerryttää monipuolisesti kokemusta eri teknologioista, niin uusista kuin vanhoistakin, sillä hän on työskennellyt Profit Softwaren kiinnitysluottopankkituotteen, Mortgage Bank Managerin (MBM) parissa. Fullstack-koodarina hän työskentelee niin Reactilla, .NET:llä kuin legacy-tekniikoillakin, joskin viimeisenä mainituilla vähemmän. Hän on myös jo ehtinyt olla päähenkilönä käynnistämässä asiakasprojektia.
— Olen ollut mukana starttaamassa MBM-projektia nyt kahden eri asiakkuuden kanssa, Heidi kertoo. — On kiva päästä heti alussa mukaan, sillä siinä näkee omaa kädenjälkeä ja saa heti vastuuta.
Suurin osa Profit Softwaren MBM-tiimistä on tamperelaisia, joista osalla on ennen korona-aikaa ollut tapana käydä asiakkaan tiloissa pääkaupunkiseudulla työskentelemässä osan viikosta. Niin myös Heidillä, joka kävi asiakkaalla pari kertaa viikossa ennen etätyösuositusten voimaan astumista.
— Korona-aika vaikutti lopulta asiakastyöskentelyyn aika vähän, Heidi arvioi. — Siinä oltiin maantieteellisesti eri paikoissa jo muutenkin, joten etätyökäytännöt ja Teams-puhelut matalalla kynnyksellä olivat jo tuttuja. Toimintatavat olivat siis jo oikeastaan olemassa.
Projekteissa käydään asiakkaan kanssa tarkkaan läpi ratkaisun tarve, uuden ympäristön toimintamallit ja prosessit, sekä omaksutaan myös asiakkaan omaa liiketoimintaa. Uuteen asiakasprojektiin hyppääminen saattaakin tuntua kuin työpaikan vaihdokselta — sillä erotuksella, että taustalla on aina tukena oman yrityksen taustajoukot, mentori, tiiminvetäjä ja muut asiantuntijat sekä tietenkin oma tiimi.
— Aluksi oli vastavalmistuneena jännittävä ja jopa pelottava ajatus mennä kokopäiväiseksi konsultiksi asiakkaalle, tavata ihmiset ja tekijätiimi siellä päässä. Varsinkin, kun mukana oli paljon kokeneempia kuin itse on, Heidi kuvailee.
— Aika pian kuitenkin huomasin, että kaikki ottivat hyvin vastaan, ja yhteinen tavoite mielessä pitäen myös haastavimmista kysymyksistä pääsee eteenpäin, Heidi jatkaa. — Myös asiakkaan liiketoiminnan tuntemus kyllä karttuu projektia tehdessä, Heidi toteaa.
Haasteita kohti oikealla asenteella
Kiinnitysluottopankkitoiminta on liiketoimintalogiikaltaan hienostunut — siis varsin haastava aluksi ottaa haltuun. Profit Softwarella MBM-tuotetta kehittävään tiimiin on kuitenkin onnistuneesti otettu mukaan uusia, myös uransa alkuvaiheessa olevia koodareita. Alussa jokaisella on tiiminvetäjän lisäksi tukenaan oma mentori, joka on tiimissä jo hetken aikaa työskennellyt toteuttaja. Tietoa siirretään ja oppiminen tehdään mahdollisimman helpoksi. Kokeneet konkarit auttavat uusia vauhtiin, ja kaikenlaisia kysymyksiä kannustetaan esittämään.
— Kun aloitin Profitilla, tiimissä tuotiin esiin heti se, ettei tarvitse osata kaikkea, eikä tarvitse peitellä sitä, ettei osaa kaikkea, Heidi kuvailee. — Missään kohtaa ei tarvinnut hävetä, ettei tiedä jotain, tiimi kyllä on tukena oppimisessa. Oli aika helppoa lähteä näillä eväillä asiakasprojekteihin sitten myös itsenäisesti, Heidi kertoo.
Kyky kysyä, vaikka sitten varmistuksen vuoksi, on myös asiakastyön yksi kulmakivi, sillä yhteinen ymmärrys on ensisijaisen tärkeää onnistuneelle koodille ja projektille. Kysymistaidon lisäksi tärkeää on avoin ja reipas asenne sekä uuden tiedon ja toimintatapojen sisäistäminen.
— Tykkään haastaa itseäni ja mennä epämukavuusalueelle, Heidi sanoo. — Sillä tavalla kehittyy itsekin parhaiten, kun puskee itseään vähän sinne tuntemattomaan päin. Asiakastilanteet elävät ja projektien vaihtuessa myös työtehtävät voivat vaihtua. Konsulttikoodarina on tärkeää, että pystyy ketterästi mukautumaan ja joustamaan tilanteen mukaan.
Entä mikä on ollut mielekkäintä uusiin projekteihin lähtemisessä?
— Vastuuta saa lisää aika nopeastikin, jos asenne vain on kohdillaan, Heidi toteaa. — Se oli alun alkaenkin minulle tärkeä asia, kun tulin töihin Profitille, että yrityksessä luotetaan tekijöihin niin paljon, Heidi kertoo.
Myös asiakastyön monipuolisuus ja vaikutusmahdollisuudet omaan tekemiseen motivoivat.
— Asiakkaalla ollessa oma työ on se, joka antaa myös kuvan koko edustamastaan yrityksestä, Heidi sanoo. — Kun asiakkaan luottamuksen ansaitsee, se on tosi palkitsevaa, kasvattaa itsevarmuutta ja tuo vaikutusmahdollisuuksia koko tiimin toimintaan, ja tietenkin luo edellytykset oppia lisää uutta, Heidi miettii.
Kiinnostuitko työskentelystä Profit Softwarella?
Tutustu avoimiin paikkoihimme tai jätä avoin hakemus urasivuillamme!
Tänä poikkeuksellisena vuonna eteemme on tullut hyviä sattumuksia. Yksi niistä on Kasvua (työ)hyvinvointitaloudesta -webinaari, johon saimme puhujakutsun aiemmin syksyllä. Teemana puheenvuorossamme oli, miten olemme yrityksenä selvinneet vallitsevasta tilanteesta, erityisesti HR- ja viestintänäkökulmasta tarkasteltuna.
Tuntemattomassa tilanteessa on vaikeaa tietää, onko suunta oikea. Mikä on riittävä määrä viestintää, kuinka usein kysyn mitä kollegalle kuuluu tai pitäisikö järjestää työajan ulkopuolisia virtuaalitapahtumia? Kaikki kysymyksiä, jotka ovat olleet mielessämme tämän vuoden aikana. Otimmekin webinaarissa lähtökohdaksi kertoa siitä, mitä kaikkea olemme tehneet. Se, ovatko toimenpiteet olleet oikeita, on lopulta jokaisen työntekijän subjektiivinen kokemus.
Perustukset kuntoon
Siirryimme etätyöhön nopeasti, suurin osa yhden vuorokauden kuluessa siitä, kun päätös tehtiin. Totesimme heti alkuun, että järjestämme työvälinekuljetuksia halukkaille, jotta varmistamme ergonomian myös kotona. Lanseerasimme hyvin pian myös säännöllisen kyselyn, sillä halusimme ja haluamme tietää, miten työntekijämme voivat ja tunnistaa samalla kehityskohteita. Teimme pikaisella aikataululla etätyö- ja taukovinkkejä. Ja lopuksi, koska kahvinjuonti ei lopu kotonakaan, olemme ensimmäisestä etätyöpäivästä lähtien kokoontuneet virtuaalisille kahvitauoille useissa eri porukoissa.
Fokus viestinnässä
Viesti, vaikkei olisi mitään viestittävää. Sääntö, jonka olemme pitäneet kirkkaana mielessämme. Niin toimitusjohtajamme statusviestit kuin eri liiketoimintayksiköiden palaverit ja viikkostatukset on koettu tärkeiksi. Tämän lisäksi on tiimikokouksia, yritystason kokouksia ja luonnollisesti keskusteluita kollegojen kesken unohtamatta virallisia ohjeistuksia. Teemme parhaillaan viestintäkyselyä, koska viestintäteemoja ei ole syytä jättää ”mututuntuman” varaan.
Työhyvinvointi ja yhteisöllisyys
Viestinnän lisäksi olemme kiinnittäneet erityistä huomiota työhyvinvointiin ja yhteisöllisyyden varmistamiseen. Lähtökohtaisesti uskomme fiiliksemme olleen hyvä (siltä se on ainakin näyttänyt) ja olemme panostaneet esim. työterveyspalveluihin, kokeilleet taukojumppamuotoja, pitäneet videokamerat päällä kokouksissa (hiukset kammattuina tai ei) ja piristäneet muuten vain henkilöstöämme. Vappuradio, Kiitä kollegaa -kampanja ja kesän palkintogaala ovat esimerkkejä konkreettisista teoista. Saimme hiljattain henkilöstötutkimuksen tulokset ja myös ne indikoivat henkilöstömme voivan keskimäärin hyvin. Tämän lisäksi teemme edelleen pari kertaa kuussa pulssikyselyn selvittääksemme, mitä työntekijöillemme kuuluu.
Käsillä oleva aika on haasteellinen
Se, että olemme tehneet toivottavasti oikeita toimenpiteitä, ei poista haasteita. Vallitseva tilanne on kokonaisvaltainen ja vaikuttaa moneen elämän osa-alueeseen. Työn ja vapaa-ajan balanssin ylläpitäminen, oma elämäntilanne (ja sen hallinta), resilienssi – yksilöllisiä kokemuksia kaikki. Se, mitä voimme tehdä, on kannustaa ihmisiä käyttämään esimerkiksi työterveyshuollon palveluita ja pitämään yhteyttä muihin. Me kaikki olemme osaltamme vastuussa työyhteisön tunnelmasta – myös etänä.
Mitä olemme oppineet
Tähänastisia oppeja ovat: Viestinnän merkitystä ei pidä aliarvioida. Tämä aika on osoittanut työyhteisömme tiiviyden. Tunnemme toisemme uudella tavalla. Asiakasprojektit ja etätyö ei ole mahdoton yhdistelmä.
Työterveyslaitos on avannut huhtikuussa sivuston, jossa seurataan suomalaisten yritysten arkea poikkeustilanteessa. Olemme mukana! Katso video 1 ja video 2.
We use cookies to ensure a better user experience. Cookie data is stored in the browser and allows us, for example, to identify when the user will return to our website. We also use the information to obtain analytics from visitors to our website.
Essential cookies
Always used cookies to ensure the functionality of the services. Thanks to these, the site remembers the choices you make, and you don't have to do them again with every page upload.
If you disable this cookie, we will not be able to save your preferences. This means that every time you visit this website you will need to enable or disable cookies again.
Third-party cookies
We use Google Analytics, LinkedIn Insight and Leadfeeder to collect visitor statistics. In addition, myFonts is used to implement the appearance of our site.
Please enable Strictly Necessary Cookies first so that we can save your preferences!
Cookie Policy
More information of cookies and how we process personal data can be found from privacy policy.