Keväällä 2020 alkanut pandemiatilanne muutti työskentelytapojamme. Siirryimme työskentelemään etänä ja totuimme pitämään yhteyttä Teamsissa niin kollegojen kuin asiakkaidenkin kanssa. Kasvotusten tapahtuva kommunikointi kokouksissa, käytävillä ja kahvihuoneissa jäi pitkäksi aikaa kokonaan pois. Silti työt ovat jatkuneet, uusia ihmisiä on rekrytoitu ja asiakasprojekteja aloitettu, edistetty ja saatettu loppuun.

Tällä hetkellä työskentelymme Evitecillä pohjautuu vahvasti siihen, että tiimit sopivat keskenään työtavoista. Käytännössä suurin osa henkilöstöstä jatkoi keväällä etätyöskentelyä, vaikka valtakunnallinen etätyösuositus päättyikin 28. helmikuuta. Nyt käynnissä on hybridityömalli, joka kannustaa toimistolla työskentelyn ja etätyön yhdistämiseen.

Kaikissa työtavoissa on sekä haasteita että etuja. Tämän ovat huomanneet myös käyttäjäkokemuksesta ja käyttöliittymäsuunnittelusta projekteissamme vastaavat Suvi Tuomisto ja Joel Hakulinen. Heidän ja muiden käyttäjäkokemusta Evitecillä kehittävien työhön kuuluvat esimerkiksi asiakastyöpajat, joissa kartoitetaan asiakkaan tarpeita, käyttäjätarinoita ja liiketoimintaprosesseja, eli rakennetaan pohjaa jatkuvalle yhteistyölle projektissa. Työtavasta riippumatta asiakastyötä tekevien tavoitteena on kommunikoida asiakkaan kanssa säännöllisesti, selkeästi ja tarpeita kuunnellen kaikissa projektin vaiheissa, määrittelystä toteuttamiseen, validointiin ja testaukseen. Työtä tehdään loppujen lopuksi ihmisiltä ihmisille.

Murra jää kasvotusten, jos mahdollista

Ihmisten tapaaminen ensi kertaa voi olla hieman jännittävää riippumatta työtavasta. Ihmiset eivät vielä tunne toisiaan, eikä luottamusta ole vielä rakennettu. Sanotaan, että ensivaikutelman voi tehdä vain kerran. Suvilla ja Joelilla on kokemusta ensitapaamisista niin kasvokkain kuin virtuaalisestikin.

— Sen ensimmäisen jään murtaminen on Teamsissa toisinaan vaikeampaa, muttei toki mahdotonta. Keskustelun jatkaminen on yleensä helpompaa, jos on tavannut ihmisen edes kerran livenä, Suvi pohtii.

— Vuorovaikutus on erilaista kasvotusten kuin se on etäyhteyksien välityksellä, vaikka kameraakin pitäisi päällä. Siksi projektin aloittaminen kasvotusten tehtävällä tapaamisella on hyvä idea, Joel miettii.

— Jos pääsee vielä käymään asiakkaan luona tämän omissa tiloissa, hahmottaa myös ympäristön, jossa heidän ihmisensä toimivat ja aistii paljon sanatonta tietoa myös asiakkaan työpaikkakulttuurista, Suvi jatkaa.

Suunnittele etäpalaverin fasilitointi tarkasti, jotta tasapuolistat ja tehostat viestintää

— Kasvotusten pystyy usein lukemaan muiden ihmisten reaktioita ja mikroilmeitä välittömästi ja hahmottamaan, ovatko osallistujat ymmärtäneet sanoman, vai olisiko hyödyllistä täsmentää asiaa, Suvi sanoo.

Hyvin fasilitoitu palaveri Teamsissa voi tarjota erityisen mainion tilaisuuden saada myös porukan hiljaisemmat osallistujat ääneen. Se edellyttää etukäteen fasilitoinnin suunnittelua tämä mielessä pitäen. Suvi ja Joel ovat käyttäneet etäfasilitoinnin apuna FigJamia, joka on osoittautunut käyttökelpoiseksi monessa tilanteessa.

— Etäsessiona työpajatyöskentely voi olla raskaampaa kuin livenä, mutta hyvin rakennetulla agendalla voi saada silti tehokkaammin tietoa esiin, Suvi jatkaa. — Etäpalaveri myös edellyttää tietyllä tavalla kaikilta osapuolilta heittäytymistä ja omaa aktiivisuutta, että kertoo ja tuo näkemyksensä esiin.

— Säästäähän se myös osallistujien matka-aikaa, ilmastoa ja yritysten kuluja, jos palaverin voi järjestää virtuaalisesti, Joel sanoo. — Lisäksi etäpalavereita pystyy järjestämään paremmin vähän lyhyemmälläkin varoajalla, Suvi sanoo.

Kasvotusten on helpompi pitää yhteisiä taukoja ja näin palautua kuormituksesta

Erityisesti koko päivän kestävissä työpajoissa erot kasvotusten ja etänä pidettäviin palavereihin korostuvat. Pitkät sessiot tauotetaan, jolloin osallistujat pääsevät jaloittelemaan, käymään lounaalla, täydennetään kahvi- ja vesivarantoja sekä suuntaamaan ajatukset hetkeksi muihin asioihin jutustelemalla kevyemmistä aiheista.

— Kaikki tämä auttaa palautumaan ja tukee sitä, että osallistujilla on tauon jälkeen taas virtaa jatkaa työskentelyä tuoreilla ajatuksilla, sanoo Joel. — Kasvotusten myös taukojen aikana voi jatkaa sosiaalista kanssakäymistä, mikä myös tekee yhteistyöstä jouhevampaa, Joel jatkaa.

— Kahvikeskustelut myös jatkuvat kasvotusten eri tavalla kuin Teamsissa, Suvi huomioi. — Livenä kahvipöydän ääressä voi olla monta samanaikaista keskustelua käynnissä rinnakkain, keskustelu voi polveilla, siihen voi liittyä ja siitä voi lähteä, ja näin se olla myös spontaaniudessaan luovaa ja yllättävääkin, ja tästä kaikesta voi syntyä uusia oivalluksia, Suvi jatkaa.

Etänä sen sijaan tyypillisempää on, että kukin taukoilee tahoillaan, jolloin epäviralliset kahvitaukokeskustelut jäävät herkästi kokonaan pois. Palautuminen ylipäätään saattaa olla etänä vaikeampaa. Tästä syystä Suvi ja Joel ovatkin jakaneet pitempiä työpajoja useammalle päivälle. Tämä on heidän mukaansa toiminut hyvin.

Hybridityö on täällä

Yhteenvetona Suvi ja Joel toteavatkin, että parhaimmillaan projektissa kannattaa yhdistellä eri palaverimuotoja tilanteen ja tarpeen mukaan. Varsinkin alussa kannattaa pyrkiä tapaamaan kasvotusten. Jos on välttämätöntä pitää pitempiä sessioita, niissäkin hyötyy kasvokkain tapahtuvasta kokoustamisesta ja myös tauoista. Lyhyemmissä tuokioissa taas säästetään osallistujien aikaa, ilmastoa ja yritysten kuluja, jos tapaaminen pidetään virtuaalisena.

Voidaan todeta, että hybridimuotoinen työnteko on jo arkipäivää ja toimii erinomaisesti.

Tänä poikkeuksellisena vuonna eteemme on tullut hyviä sattumuksia. Yksi niistä on Kasvua (työ)hyvinvointitaloudesta -webinaari, johon saimme puhujakutsun aiemmin syksyllä. Teemana puheenvuorossamme oli, miten olemme yrityksenä selvinneet vallitsevasta tilanteesta, erityisesti HR- ja viestintänäkökulmasta tarkasteltuna.

Tuntemattomassa tilanteessa on vaikeaa tietää, onko suunta oikea. Mikä on riittävä määrä viestintää, kuinka usein kysyn mitä kollegalle kuuluu tai pitäisikö järjestää työajan ulkopuolisia virtuaalitapahtumia? Kaikki kysymyksiä, jotka ovat olleet mielessämme tämän vuoden aikana. Otimmekin webinaarissa lähtökohdaksi kertoa siitä, mitä kaikkea olemme tehneet. Se, ovatko toimenpiteet olleet oikeita, on lopulta jokaisen työntekijän subjektiivinen kokemus.

Perustukset kuntoon

Siirryimme etätyöhön nopeasti, suurin osa yhden vuorokauden kuluessa siitä, kun päätös tehtiin. Totesimme heti alkuun, että järjestämme työvälinekuljetuksia halukkaille, jotta varmistamme ergonomian myös kotona. Lanseerasimme hyvin pian myös säännöllisen kyselyn, sillä halusimme ja haluamme tietää, miten työntekijämme voivat ja tunnistaa samalla kehityskohteita. Teimme pikaisella aikataululla etätyö- ja taukovinkkejä. Ja lopuksi, koska kahvinjuonti ei lopu kotonakaan, olemme ensimmäisestä etätyöpäivästä lähtien kokoontuneet virtuaalisille kahvitauoille useissa eri porukoissa.

Fokus viestinnässä

Viesti, vaikkei olisi mitään viestittävää. Sääntö, jonka olemme pitäneet kirkkaana mielessämme. Niin toimitusjohtajamme statusviestit kuin eri liiketoimintayksiköiden palaverit ja viikkostatukset on koettu tärkeiksi. Tämän lisäksi on tiimikokouksia, yritystason kokouksia ja luonnollisesti keskusteluita kollegojen kesken unohtamatta virallisia ohjeistuksia. Teemme parhaillaan viestintäkyselyä, koska viestintäteemoja ei ole syytä jättää ”mututuntuman” varaan.

Työhyvinvointi ja yhteisöllisyys

Viestinnän lisäksi olemme kiinnittäneet erityistä huomiota työhyvinvointiin ja yhteisöllisyyden varmistamiseen. Lähtökohtaisesti uskomme fiiliksemme olleen hyvä (siltä se on ainakin näyttänyt) ja olemme panostaneet esim. työterveyspalveluihin, kokeilleet taukojumppamuotoja, pitäneet videokamerat päällä kokouksissa (hiukset kammattuina tai ei) ja piristäneet muuten vain henkilöstöämme. Vappuradio, Kiitä kollegaa -kampanja ja kesän palkintogaala ovat esimerkkejä konkreettisista teoista. Saimme hiljattain henkilöstötutkimuksen tulokset ja myös ne indikoivat henkilöstömme voivan keskimäärin hyvin. Tämän lisäksi teemme edelleen pari kertaa kuussa pulssikyselyn selvittääksemme, mitä työntekijöillemme kuuluu.

Käsillä oleva aika on haasteellinen

Se, että olemme tehneet toivottavasti oikeita toimenpiteitä, ei poista haasteita. Vallitseva tilanne on kokonaisvaltainen ja vaikuttaa moneen elämän osa-alueeseen. Työn ja vapaa-ajan balanssin ylläpitäminen, oma elämäntilanne (ja sen hallinta), resilienssi – yksilöllisiä kokemuksia kaikki. Se, mitä voimme tehdä, on kannustaa ihmisiä käyttämään esimerkiksi työterveyshuollon palveluita ja pitämään yhteyttä muihin. Me kaikki olemme osaltamme vastuussa työyhteisön tunnelmasta – myös etänä.

Mitä olemme oppineet

Tähänastisia oppeja ovat: Viestinnän merkitystä ei pidä aliarvioida. Tämä aika on osoittanut työyhteisömme tiiviyden. Tunnemme toisemme uudella tavalla. Asiakasprojektit ja etätyö ei ole mahdoton yhdistelmä.

Työterveyslaitos on avannut huhtikuussa sivuston, jossa seurataan suomalaisten yritysten arkea poikkeustilanteessa. Olemme mukana! Katso video 1 ja video 2.

Tai lue juttu Vappuradio helpotti ikävää.

Elisa Hub julkaisi meistä maaliskuussa jutun onnistumisestamme etätöihin siirtymisessä.