Työeläkeyhtiö Elo halusi uudistaa ja nopeuttaa asiakasyritystensä työkykyjohtamista. Uusi verkkopalvelu tekee työeläkevakuuttamiseen liittyvien asioiden hoitamisesta helppoa ja nopeaa yrityksille, työnantajille ja tilitoimiston edustajille. Profit Software auttoi Eloa rakentamalla modernin tietovaraston palvelun perustaksi.

 

Verkkopalvelun lähtökohtana oli aikaisemmin manuaalisesti tehdyn työn digitalisointi ja automatisointi sekä uusien toiminnallisuuksien kehittäminen Elon asiakasyritysten tarpeisiin. (more…)

Vakuuttamiseen ja varainhoitoon erikoistunut LähiTapiola-ryhmä joutui kehittämään myös raportointiaan osana EU:n laajuista vakuutusyhtiöiden Solvenssi II –vakavaraisuusohjelmaa. Yksi käytännön haasteista liittyi kertomustyylisen raportoinnin tuottamiseen, johon haluttiin rakentaa uusi toimintaprosessi LähiTapiolassa. Uuden toimintaprosessin mahdollisti Profit Softwaren toimittama ryhmäraportoinnin kokonaisuus.

LähiTapiola-ryhmän rakenne käsittää 22 vakuutusyhtiötä, joista jokainen tuottaa omat viranomaisraportit. Lisäksi osa raportoinnista tehdään ryhmätasolla. Raportoinnista on numeerisen tiedon lisäksi merkittävä osa kertovaa raportointia, joka muistuttaa paljon esimerkiksi yritysten vuosikertomuksia. Kertovan raportoinnin suurimpia haasteita on sen tuotantoprosessin eli sisällön tuottamisen rakentaminen tehokkaaksi.

–Lähtökohtana meillä oli, että tiesimme yleistasolla, kuinka kertovan raportoinnin työmme haluaisimme järjestää organisaatiossamme. Keskustelimme muutaman tietojärjestelmätoimittajan kanssa ja valitsimme Profit Softwaren ehdottaman ratkaisumallin, koska se vastasi kuvaamaamme prosessia sekä edellytti vain vähäisiä muutoksia olemassa oleviin tietojärjestelmiimme, kertoo projektista vastannut LähiTapiolan hankepäällikkö Elina Saartoala.

Teho irti olemassa olevasta järjestelmästä

LähiTapiolan käytössä oli jo Microsoftin Sharepointiin perustuva intranet-ratkaisu. Kertovan raportoinnin kokonaisuus rakennettiin osaksi intranetiä hyödyntämällä mahdollisuuksien mukaan Sharepointin omia toiminnallisuuksia.

–Asiakkaan esittämän tarpeen ratkaiseminen edellyttää IT-toimittajalta myös malttia – että ei lähdetä heti rakentamaan uutta tietojärjestelmää, vaan katsotaan mitä jo valmiina olevasta voidaan hyödyntää. Profit Software ymmärsi tämän tarpeemme erinomaisesti ja he lähtivät ratkomaan haastetta meidän kannaltamme järkevällä tavalla, Saartoala sanoo.

Kertovan raportoinnin suurimpia haasteita ovat aikataulut ja raportin kirjoittamiseen osallistuvien henkilöiden työn koordinointi. Järjestelmän rakentamisen aikana LähiTapiolassa myös huomattiin, että eri raportteihin sisältöä tuotetaan eri tavalla, eli kehitettävän toimintamallin ja sitä tukevan tietojärjestelmän piti olla myös joustava.

–Ryhmässä ja yhtiöissä raporttien kirjoittamiseen, muokkaamiseen ja julkaisemiseen osallistuvat niin ylimmän johdon edustajat, johtavat asiantuntijat kuin myös viestintäihmiset. Uuden järjestelmän myötä raporteista vastaavat henkilöt tietävät tarkemmin mikä kunkin raportin tilanne on ja voivat tukea työtä paremmin. Lisäksi kaikkien raporttien tuottamiseen osallistuvien henkilöiden työaikaa säästyy, kun prosessi on selvä ja sitä tukeva Sharepoint-toteutus on helppokäyttöinen, kertoo riskienhallintapäällikkö Annina Pietinalho LähiTapiolan riskienhallintapalveluista.

Tietojärjestelmä, jonka käyttäjät haluavat ottaa käyttöön

Projekti toteutettiin iteroiden, joka edellytti tiivistä yhteistyötä LähiTapiolan ja Profit Softwaren tiimien välillä. Toteutustapa valittiin tällaiseksi myös siksi, että tarkkaa teknistä määrittelyä ei lopputuloksesta ensin tehty, vaan IT:n sijasta pääosissa olivat LähiTapiolan toivoma toimintaprosessi ja tulevan järjestelmän käyttäjien toiveet.

–Haimme molemmat käytännönläheisiä, jokapäiväisessä työssä toimivia ratkaisuja. Olimme erittäin tyytyväisiä Profit Softwaren tiimin joustavaan toimintaan ja itsekin pyrimme välttämään turhaa byrokratiaa, Saartoala kertoo.

LähiTapiolassa ollaan oltu varsin tyytyväisiä uuteen järjestelmään, se on vastannut ennalta asetettuja prosessikuvauksia ja on osoittautunut helpoksi omaksua.

–Olen meillä kouluttanut henkilöitämme ottamaan käyttöön uuden toimintaprosessin ja järjestelmän raporttien tuottamiseen. Saamani palaute on ollut positiivista, käyttäjät ovat kokeneet, että sovellus on oikeasti tukenut raportointityötä. Sovelluksen käyttö ei edellytä kokonaan uusien ohjelmistojen tai järjestelmien omaksumista, mikä helpottaa loppukäyttäjän arkea. Olemme ottamassa ratkaisua laajemminkin käyttöön esimerkiksi vuosikertomuksen ja hallituksen toimintakertomuksen tuottamisessa, kertoo matemaatikko Ville Lilja LähiTapiolasta.

140 000 ihmisen vesihuoltopalveluiden tarjoaja Lahti Aqua kehittää toimintaansa uusimpien raportointi- ja pilviteknologioiden avulla. Microsoft Azure -tietovarasto ja Qlik Sense -raportointiratkaisu yhdistävät Lahti Aquan ylimmän johdon raportoinnin ja operatiivisen tiedon käsittelyn toiminnan kehittämistä ohjaavaksi ainutlaatuiseksi kokonaisuudeksi: Smart Aqua -järjestelmäksi.

Yli 100-vuotias ja Lahden alueen 140 000 asukkaan vesihuoltopalveluista vastaava Lahti Aqua on läsnä alueensa ihmisten jokapäiväisessä elämässä: vesi- ja viemäripalvelujen toiminta vaikuttavat jokaisen ihmisen arkipäivään merkittävästi. Lahti Aquan tavoitteena onkin paitsi ylläpitää nykyistä palvelua, myös kehittää sitä ja omaa toimintaansa. Kehitystyön tueksi Lahti Aqua on Profit Softwaren avulla rakentanut käyttöönsä Suomessa ainutlaatuisen Smart Aqua –järjestelmän, jossa vesilaitoksen toiminnasta kertyvää tietoa analysoidaan ja käytetään päätöksenteon tukena monitasoisesti.

–Yhdistämme järjestelmän avulla sekä talous- että ylimmän johdon tarvitsemia tietoja raporteiksi. Lisäksi järjestelmää käytetään operatiivisen toiminnan tasolla niin pumppaamodatan käsittelyyn vuotovesien osalta kuin vaikkapa sähkönkulutuksen ja henkilöstötietojen raportointiin. Pystymme myös esimerkiksi vertaamaan automaattisesti EK:n tilastodataa sairaspoissaolojen osalta yritys- että yksikkötasolla, kertoo Lahti Aquan talousjohtaja Mika Kujala.

Monipuolisen tiedolla johtamisen järjestelmän kehittämisessä oli keskeistä ottaa huomioon oman toiminnan kehittämisen kannalta olennaisen tiedon lisäksi myös taloudelliseen raportointiin vaikuttava Lahti Aquan konsernirakenne sekä vesihuoltolain ja kaupunkikonsernin edellyttämät erityisvaatimukset.

Tiedolla johtamisessa operatiivinen data on myös riskienhallintaa

Mielenkiintoinen ulottuvuus uudessa järjestelmässä on sen tuomat mahdollisuudet operatiivisen datan hyödyntämiseen. Esimerkiksi jätevesiä pumpataan pumppaamodatan tietojen mukaan yli 10 miljoonaa kuutiota, mutta asiakkailta laskutetaan vain 7,1 miljoonasta kuutiosta. Epäsuhta johtuu siitä, että viemäriverkostoon pääsee esimerkiksi sade- ja sulamisvesiä, joita ei suinkaan ole tarkoituksenmukaista puhdistaa vedenpuhdistamolla samalla tavoin kuin varsinaisia jätevesiä. Huomattavaa kuitenkin on, että Lahti Aquan vuotovesiprosentit ovat valtakunnallisesti pienimmästä päästä.

–Tarpeeton vedenpuhdistus syö sähköä, eli ei ole sen enempää hyväksi ympäristölle kuin taloudellekaan. Toisaalta tässä on kyse myös riskienhallinnasta. Nyt näemme karttanäkymässä missä putkiston osassa virtaa pumppaamoista läpi enemmän vettä kuin putkiston aiemmista osista olisi pitänyt kertyä – tämä kertoo joko vuodosta tai epätarkoituksenmukaisesta käytöstä. Voimme siten paikantaa riskikohteet ja ottaa nämä huomioon esimerkiksi kunnossapito- ja investointisuunnitelmia tehtäessä. Näin Smart Aquassa kartalle sijoitetut 12 miljoonaa riviä pumppaamodataa luovat mahdollisuuksia tehdä asioita aivan eri tavoin kuin ennen, Kujala kertoo.

Uudet teknologiat yhdessä: Microsoft Azure –tietovarasto ja Qlik Sense -raportointi

–Pyysimme kolmelta toimittajalta proof-of-concept –version, jonka avulla he voivat näyttää, mitä he voisivat tehdä datallamme. Tämän perusteella valitsimme Profit Softwaren kumppaniksemme. Yhteistyömme on sujunut erinomaisesti. Olen itse ollut aiemminkin erilaisissa järjestelmäprojekteissa mukana ja voin sanoa, että Profit Softwaren projektipäällikkö on yksi parhaista ammattilaisista, joiden kanssa olen työskennellyt. Muutenkin Profit Softwaren tiimin kanssa yhteistyö on ollut joustavaa ja ratkaisukeskeistä. Erityisesti kiitän tiimin kykyä ideoida ja kyseenalaistaa, he uskalsivat ottaa vastuuta yhteistyöstämme, Kujala sanoo.

Lahti Aquan järjestelmä yhdistää runsaasti tietoa eri lähteistä. Tiedon määrä vaihtelee kausittain ja järjestelmän jatkokehitystä varten tietovarastoratkaisun pitää pystyä käsittelemään vielä suurempaa tietokuormaa. Skaalautumistarpeen vuoksi tietovarastoratkaisuksi valittiin Microsoft Azure SQL Data Warehouse. Qlik Sense valittiin puolestaan raportoinnin työvälineeksi, koska sen raporttien tarkasteluun ei tarvita erikseen asennettavaa laajennusta päätelaitteille, joten käyttäjäkunnan laajentuminen ei tuota lisätyötä ylläpidolle. Ehdottomasti tärkeintä oli kuitenkin Qlik Sensen helppokäyttöisyys ja visuaalisuus, kun päätöstä järjestelmästä tehtiin.

–Aluksi meilläkin kysyttiin, että mihin tarvitaan taas yksi tietojärjestelmä lisää. Kun sitten olemme päässeet käyttämään Smart Aqua –järjestelmäämme, ovat nämä kysymykset nopeasti loppuneet ja päinvastoin avanneet uusia analysointimahdollisuuksia. Smart Aquan data on aina ajan tasalla, koska tiedot päivitetään joka yö. Täten johdolla on esimerkiksi myyntitieto segmenteittäin ja asiakkaittain aina ajan tasalla, niin euroissa kuin kuutioissakin, ilman että työstämme ja lähetämme erillisiä raportteja. Ja sama koskee myös taloudellisen tuloksen analysointia koko konsernista aina yksittäiseen kustannuspaikkaan asti. Pidämme järjestelmän helppokäyttöisyydestä ja muokattavuudesta, Kujala kertoo.