Painting the future with Microsoft Fabric – data landscape in one frame

Tieto on yritykselle arvokas resurssi. Kun kaupan alalla toimivassa Kokkolan Halpa-Halli Oy:ssa (tekstissä HalpaHalli) tunnistettiin tarve kehittää raportointia ja tiedolla johtamisen kulttuuria, pitkäaikaisena yhteistyökumppanina Evitec oli luonteva valinta yhteistyöhön.

Yhdessä Evitecin kanssa toteutetun, nykyaikaisen raportointiratkaisun avulla voidaan nyt raportoida dynaamisesti ja oikea-aikaisesti myyntiä, varastoa, hankintaa ja taloutta. Ratkaisun avulla on saatu vähennettyä manuaalista työtä ja henkilöriippuvuutta. Näin liiketoimintaa pystyy johtamaan entistä paremmin toimintaansa ajantasaisen ja yhdenmukaisen mittariston pohjalta.

Eri lähdejärjestelmistä koostettu tieto mittaristoineen tuotetaan käyttäjäryhmille tarpeen ja määrittelyn mukaan joko dynaamisina Qlik Sensen automaattiraportteina, tai generoidaan vakioraportteina Qlik NPrintingin avulla. Toteutettu Qlik Sense -raportointi mahdollistaa myös dynaamisesti dataan porautumisen yksityiskohtaisella tasolla ja näin kokonaisuuden ymmärtämisen alusta alkaen.

— Ratkaisu on helppokäyttöinen ja vaikuttaa myönteisesti päivittäiseen tekemiseemme. Ratkaisu vapauttaa aikaamme, sillä tieto on käytössä kaikissa tarvittavissa järjestelmissä aika- ja paikkariippumattomasti, eikä kenenkään tarvitse sitä manuaalisesti koostaa, sanoo Päivi Rättyä, HalpaHallin Business Controller.

Evitecille on tärkeää toteuttaa projekteja tiiviissä yhteistyössä asiakkaan sidosryhmien kanssa parhaan lopputuloksen saavuttamiseksi. Käyttäjälähtöiseen kehitystyöhön kuuluvat säännöllinen yhteydenpito, ketterät kehitysmallit ja uuden työkalun käyttöönotossa tukeminen.

— Evitecin kanssa yhdessä tekeminen on hallittua ja järjestelmällistä. Meidän uusia ideoitamme ja tarpeitamme on tuotu ketterästi mukaan toteutukseen. Olemme saaneet myös proaktiivisesti kehitysehdotuksia Profit Softwaren puolelta. Asiat edistyvät jouhevasti ja vastauksia saa aina nopeasti, Rättyä toteaa.

Kokkolan Halpa-Halli Oy on perheyritys, joka työllistää Suomessa suoraan yli 1 300 ihmistä. HalpaHalli palvelee asiakkaitaan 35 kivijalkamyymälässä sekä verkkokaupassa. HalpaHalli tarjoaa kuluttajille saman katon alta jokapäiväiset hyödykkeet ruuasta vaatteisiin sekä kodin ja vapaa-ajan tuotteisiin. Perheyhtiönä HalpaHallille tärkeitä periaatteita ovat vastuullisuus, jatkuvuus ja pitkäjänteisyys. HalpaHallilla on Avainlippu merkkinä suomalaisesta työstä.

Evitec and Live Foundation have been working on an enterprise level business intelligence solution for some time now, and the partnership has been smooth sailing. Positive past experiences of cooperation and a competitive quote led Live Foundation to choose Evitec as the supplier of its new, more efficient internal order management system.

Evitec’s proven UX design and SW development expertise combined with Microsoft Power Apps technology were the key to solve Live Foundation’s very specific needs. Power Apps, a user-friendly tool for agile software development, is part of Microsoft Power Platform, in which Evitec has invested heavily in recent years. Power Platform technology made the new order management system extremely quick to build.

“Evitec gave us everything we wanted and more, with open communication and iteration throughout the project”, says Live Foundation’s IT Manager Jouni Vesanen.

The new solution has given Live Foundation a consistent way to process internal orders, reducing the amount of manual labour and lowered the risk of human error. With integrated Power BI based reporting the internal orders are now visible to all authorized users.

Live Foundation’s new system is an excellent example of how process digitalisation can quickly add value. Power Platform technology is especially well suited to situations where suitable SW product is not available but where embarking on a major software development project is not a practical option either. Power Platform is ideal for developing software quickly and cost-effectively in no-code/low-code basis with minimal programming.

“Power Platform is also great in that it allows us to keep developing the system in-house”, Vesanen explains.

Live Foundation’s mission is to enable as many people as possible to function as full-fledged members of Finnish society. Live Foundation maintains two professional units: Vocational College Live, which is the third biggest special-needs vocational school in Finland, and Live Services, a provider of vocational rehabilitation, training and consultancy to promote employment. Live Foundation was established in 1940, and it employs just over 600 experts.

Pohjoismaiden ainoa yksityinen syöpäsairaala Docrates kehittää toimintaansa voidakseen tarjota parhaimman mahdollisen hoidon potilailleen. Kehitys tapahtuu niin hoitomenetelmissä, mahdollisimman tehokkaassa työn organisoinnissa kuin sairaalan liiketoiminnan kehittämisessä. Syöpäsairauksiin erikoistunut sairaala onkin kasvanut nopeasti alansa huippuyksiköksi. Toiminnan kehittämisessä on nyt otettu seuraava askel, kun Docrates on Profit Softwaren avulla yhdistänyt Acute-potilastietojärjestelmästä anonymisoidun datan Qlik Sense –raportointiin. Uudella datapohjaisella näkymällä sairaalan toimintaan saadaankin aiempaa tarkempi kuva niin hoitopoluista kuin liiketoiminnan eri prosesseista.

Huippuluokan toiminnan kehittäminen on sairaalaorganisaatiossa kokonaisvaltaista. Pelkkä hoidon tai liiketoiminnan prosessien kehittäminen eivät yksinään riitä, vaan kyse näiden yhdistämisestä tietoon perustuvassa suunnittelussa ja toiminnan kehittämisessä.

–Toimintamme on kasvanut sellaiseen mittakaavaan, että tarvitsimme uusia menetelmiä tiedolla johtamiseen. Acute-potilastietojärjestelmässämme on yli 4 000 potilaan 170 000 potilaskäyntiä, ja pelkästään viime vuonna meille tuli 1350 uutta potilasta. Potilastietojärjestelmä palvelee luonnollisesti hoitoprosessia, ja siinä ei ole työkaluja toiminnan monitasoiseen analysointiin ja kehittämiseen. Tarvitsimme tähän tietomassaan järkevän näkymän, josta merkityksellinen tieto saadaan näkyviin vaarantamatta mm. potilaiden yksityisyyttä. Siksi lähdimme rakentamaan anonymisoitua raportointinäkymää potilastietojärjestelmämme tietoihin Profit Softwaren avulla, kertoo Docrateen talousjohtaja Harri Puurunen.

Hoitopolut, liiketoimintayksiköiden toiminta ja markkinoinnin mitattavuus

Docrates hyödyntää Qlik Sense –teknologialla rakennettuja raportteja hyvin monitasoisesti. Voidaan esimerkiksi tarkastella syöpähoidossa olennaista tekijää: kuinka nopeasti potilas pääsee aloittamaan hoidon, tai vertailla erilaisten syöpien hoitoketjujen toimintaa organisaatiossa. Hoitotyön organisoinnin kannalta myös esimerkiksi henkilökunnan päivittäisen kuormitustilanteen tarkastelu on olennaista – sitä ei kannattaisi tehdä esimerkiksi kuukausi jälkikäteen.

–Profit Softwaren avulla onnistuimme rakentamaan näkymän tietoon, jossa voidaan ottaa sekä hyvin yleisluontoisia näkymiä että pureutua hyvin syvälle tietoon, aina tarpeen mukaan. Lisäksi raportoinnin näkymät eivät rajoitu esimerkiksi vain taloudelliseen tietoon, vaan pääsemme kehittämään toimintaa kaikilla osa-alueilla. Tässäkin, kuten kaikessa toiminnassamme, järjestelmän hyöty kulminoituu potilastyössämme: voimme tarjota parasta mahdollista hoitoa potilaillemme, Puurunen sanoo.

Valtakunnallisesti ja kansainvälisesti toimivalle Docrateelle myös maantieteellinen ulottuvuus on merkittävä tekijä. Esimerkiksi eri alueilta tulevien potilaiden tai erilaisten syöpätyyppien analysointi, sekä toiminnan kannattavuuden vertailu kotimaisten ja ulkomaisten potilaiden välillä ovat näkökulmia, joita aiemmin olisi ollut hyvin työläs vertailla.

–Järjestelmän myötä pääsemme keskittymään datan ymmärtämiseen sen sijaan, että merkittävä osa työajasta kuluisi pelkkään tiedon keräämiseen. Lisäksi olemme nyt voineet ensimmäistä kertaa pureutua todella yksityiskohtaiseen tietoon, esimerkiksi tutkia markkinointimme onnistumista tietyllä alueella, tätä ei olisi voitu aiemmin tehdä potilastiedon vaarantumatta, Puurunen kertoo.

–Qlik Sense oli meille juuri oikea valinta: helppokäyttöinen ja salamannopea raportointityökalu, joka tehostaa niin taloushallinnon, ylilääkäreiden, johtoryhmän kuin tiimien esimiesten päivittäistä työtä, Puurunen jatkaa.

Koeprojektista tuotantoon

Docrateen ja Profit Softwaren yhteistyö alkoi Acute-potilastietojärjestelmän toimittajan Vitecin suosituksesta. Profit Softwaren aiempi kokemus Acuten kanssa rakennetuista integraatioista vakuutti ja ensin toteutettiin proof-of-concept –koeprojekti, jossa tehtiin esimerkkiraportti Docrateen dataan.

–Näimme heti, miten järjestelmä toimii meidän omalla datallamme arkipäivän työssä. Sen perusteella oli helppo todeta järjestelmän hyödyllisyys ja ryhdyimme toteuttamaan hanketta. Yhteistyömme Profit Softwaren kanssa sujui erinomaisesti. He tunsivat Acuten aiemmin ja heidän tiiminsä todella halusi mukauttaa raportoinnin juuri syöpäsairaalamme tarpeisiin, jotka poikkeavat esimerkiksi lääkärikeskuksen tarpeista merkittävästi, Puurunen sanoo.