Käytössä olevien ja vanhojen tietojärjestelmien arkistointi – asia, jota mikään yritys ei voi toiminnassaan välttää. Vuonna 2018 voimaan tullut EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) asettaa arkistoinnille uusia vaatimuksia: aiemmin arkistointi saatettiin hoitaa varmuuskopioinnin turvin, mutta se ei enää nykyisellään onnistu. Lisäksi lainsäädäntö velvoittaa eräiden tietojen säilytysajaksi vähintään 10 vuotta.

Arkki-ratkaisulla järjestelmien arkistointi voidaan hoitaa turvallisesti ja kustannustehokkaasti. Aktiivisessa käytössä olevan järjestelmän osalta arkistointi vaikuttaa esimerkiksi järjestelmän suorituskykyyn tai raportointiin.

– Esimerkiksi luottokorttijärjestelmän arkistointiratkaisuksi Arkki on ihanteellinen, sillä dataa on paljon ja ratkaisun avulla se saadaan siivottua pois aktiivisesta kannasta. Käytännössä arkistossa aktiivisesti käytettävä kanta on Arkkia käyttämällä jopa kymmenen kertaa pienempi ja alentaa sitä kautta kustannuksiakin. Tämän lisäksi tietojen modernisoidut hakutoiminnot ja tuotettavat tiedot ovat optimoituja, mikä puolestaan vähentää järjestelmän käyttöön tarvittavan työn määrää ja uusien käyttäjien koulutukseen käytettävää aikaa, kertoo tuotepäällikkö Impo Tynkkynen.

Arkki soveltuu käytettäväksi esimerkiksi leasing-, perintä-, vakuus-, sopimus- ja investointirahoitusjärjestelmiin tai minkä tahansa tietojärjestelmän tietojen arkistointiin.

Käyttöönotto viikoissa

Käyttöönottoprosessi on tehokas ja siinä ovat apuna Profit Softwaren asiantuntijat sekä käyttöönottoa tukevat prosessit ja työkalut.

– Prosessi muodostuu kolmesta vaiheesta: vaatimusanalyysistä, sovituksesta ja käyttöönotosta sekä tietojen lataamisesta Arkkiin. Olen ollut mukana projekteissa, joissa parissa kuukaudessa on tehty useampi eri arkistointiratkaisu, jatkaa Tynkkynen.

Arkin hyötyjä on mm. sen soveltuvuus suurten tietomassojen arkistointiin. Tynkkynen mainitsee merkittäväksi hyödyksi myös sen, että esimerkiksi finanssialalla arkistointivaatimukset ovat kymmenestä vuodesta jopa sataan vuoteen, ja ratkaisun avulla vanhoja tietoja ei tarvitse konvertoida järjestelmästä toiseen järjestelmiä uusittaessa.

Käytöstä poistettujen järjestelmien tietojen säilyttäminen – asia, joka kuulostaa yksinkertaiselta, mutta ei sitä useimmiten ole. Tietojärjestelmien käytön jatkaminen ainoastaan arkistointitarkoituksessa on yleensä kallista saavutettuun hyötyyn nähden: järjestelmää pyöritetään, kunnes vanhan tiedon arkistointitarve vähitellen poistuu. Tämän lisäksi vanhojen järjestelmien käyttäminen arkistona saattaa olla työlästä ja aikaa vievää varsinkin, jos arkistointitarpeena on vain rajattu joukko tietoja, kuten yleensä on.

– Vanhojen järjestelmien alasajon yhteydessä on aina tietoja, jotka tulee arkistoida. Tähän velvoittavat niin lainsäädäntö, joka vaatii tietojen säilyttämistä tietyn aikaa, mutta myös liiketoiminnalliset tarpeet, kertoo tuotepäällikkö Impo Tynkkynen.

Vuonna 2018 voimaan tullut EU:n yleinen tietosuoja-asetus* (GDPR) asettaa arkistoinnille uusia vaatimuksia. Kun aiemmin arkistointi saatettiin hoitaa varmuuskopioinnin turvin, ei se enää nykyisellään onnistu. Lisäksi lainsäädäntö velvoittaa eräiden tietojen säilytysajaksi vähintään 10 vuotta.

– GDPR:n myötä asiakkaat voivat pyytää kaiken tunnistettavan datan poistamista eli asiakas ikään kuin unohdetaan. Tämä vaatimus ei toteudu tarvittavalla tavalla varmuuskopioinnissa eikä tietovarastoinnissa. Vanhoja järjestelmiä ja niiden arkkitehtuuria ei ole yksinkertaisesti optimoitu arkistointikäyttöön, jatkaa Tynkkynen.

Arkki-ratkaisun kehittäminen on lähtenyt liikkeelle siitä, että poistuvien järjestelmien osalta on olemassa selkeä arkistointitarve. Tämän lisäksi asia on ajankohtainen myös aktiivisessa käytössä oleville järjestelmille. Ensimmäinen Arkki-ratkaisun asiakaskäyttöönotto tehtiin vuosi sitten tammikuussa.

Tynkkysen mukaan kokemukset ovat tähän mennessä hyviä: ”Arkki nopeuttaa arkistointiprosessia 70–90 % verrattuna tilanteeseen, jossa arkistointiratkaisu rakennetaan kokonaan alusta alkaen.”

Käyttöönotossa apuna ovat Evitecin asiantuntijat sekä käyttöönottoa tukevat prosessit ja työkalut. Arkki skaalautuu eri tarpeisiin ja sillä voidaan hoitaa suurienkin tietomassojen arkistointi.

*) https://tietosuoja.fi/gdpr