Arkivering av datasystem i drift och gamla system – något som inget företag kan undgå i sin verksamhet. Liksom vi berättade i en tidigare artikel ställer EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR) som trädde i kraft 2018 nya krav på arkivering: arkiveringen kunde tidigare skötas genom säkerhetskopiering, men det lyckas inte längre i dagens läge. Dessutom förpliktar lagstiftningen att vissa uppgifter lagras i minst 10 år.

Med Arkki-lösningen kan arkiveringen av system skötas tryggt och kostnadseffektivt. När det gäller system i aktiv användning inverkar arkiveringen exempelvis på systemets kapacitet och rapportering.

– Arkki är en idealisk arkiveringslösning exempelvis för ett kreditkortssystem, eftersom mängden data är stor och man med hjälp av lösningen kan städa bort data från den aktiva databasen. Med hjälp av Arkki är den databas i arkivet som används aktivt i praktiken upp till tio gånger mindre och minskar därigenom också kostnaderna. Dessutom är de moderniserade sökfunktionerna och de uppgifter som produceras optimerade, vilket i sin tur minskar den arbetsmängd som behövs för att använda systemet och den tid som behövs för att utbilda nya användare, berättar produktchef Janne Takala.

Arkki lämpar sig exempelvis för leasing-, inkasso-, säkerhets-, avtals- och investeringsfinansieringssystem eller för arkivering av uppgifter i vilka som helst datasystem.

Idrifttagning på några veckor

Implementeringsprocessen är effektiv. Evitec experter hjälper till vid idrifttagningen och kunden har tillgång till olika processer och verktyg som stöder implementeringen.

– Processen består av tre skeden: kravanalys, anpassning och implementering samt överföring av uppgifterna till Arkki. Jag har medverkat i projekt där vi genomfört flera arkiveringslösningar på ett par månader, fortsätter Takala.

Fördelarna med Arkki är bl.a. att lösningen lämpar sig för arkivering av stora datavolymer. Som en betydande fördel nämner Takala också att exempelvis inom finansbranschen är kraven på arkivering från tio år upp till hundra år, och med hjälp av lösningen behöver gamla uppgifter inte konverteras från ett system till ett annat i samband med att systemen förnyas.

Lagring av uppgifter i system som tagits ur bruk – något som låter enkelt, men oftast inte är det. Att fortsätta använda ett datasystem endast i arkiveringssyfte är i allmänhet dyrt jämfört med den nytta som uppnås: systemet upprätthålls tills arkiveringsbehovet för de gamla uppgifterna så småningom upphör. Det kan dessutom vara arbetsdrygt och tidskrävande att använda gamla system som arkiv, i synnerhet om endast en begränsad mängd data behöver arkiveras, vilket ofta är fallet.

– I samband med att gamla system avvecklas finns det alltid uppgifter som måste arkiveras. Till detta förpliktar såväl lagstiftningen, som kräver att uppgifter lagras en viss tid, som de affärsmässiga behoven i verksamheten, berättar produktchef Janne Takala.

EU:s allmänna dataskyddsförordning* (GDPR) som trädde i kraft 2018 ställer nya krav på arkivering. När arkiveringen tidigare mycket väl kunde skötas genom säkerhetskopiering, lyckas det inte längre i dagens läge. Dessutom innehåller lagstiftningen förpliktande bestämmelser om en lagringstid på minst 10 år för vissa uppgifter.

– I och med GDPR kan kunderna begära att all identifierbar data raderas, dvs. att kunden ”glöms bort”. Detta krav uppfylls inte på vederbörligt sätt vid säkerhetskopiering eller datalagring. De gamla systemen och deras arkitektur är helt enkelt inte optimerade för arkivering, fortsätter Tynkkynen.

Utvecklingen av lösningen Arkki fick sin början i ett klart behov av arkivering av data i system som tas ur bruk. Frågan är också aktuell i system i aktiv användning. Arkki infördes första gången som arkiveringslösning hos en kund för ett år sedan i januari.

Enligt Takala har erfarenheterna hittills varit goda: ”Arkki försnabbar arkiveringsprocessen med 70–90 % jämfört med en situation där arkiveringslösningen byggs upp från början.”

Evitecs experter hjälper till vid idrifttagningen och kunden har tillgång till olika processer och verktyg som stöder implementeringen. Arkki är skalbar för olika behov och lämpar sig för arkivering av även stora datamängder.

*) https://tietosuoja.fi/sv/gdpr-sv