Lagring av uppgifter i system som tagits ur bruk – något som låter enkelt, men oftast inte är det. Att fortsätta använda ett datasystem endast i arkiveringssyfte är i allmänhet dyrt jämfört med den nytta som uppnås: systemet upprätthålls tills arkiveringsbehovet för de gamla uppgifterna så småningom upphör. Det kan dessutom vara arbetsdrygt och tidskrävande att använda gamla system som arkiv, i synnerhet om endast en begränsad mängd data behöver arkiveras, vilket ofta är fallet.

– I samband med att gamla system avvecklas finns det alltid uppgifter som måste arkiveras. Till detta förpliktar såväl lagstiftningen, som kräver att uppgifter lagras en viss tid, som de affärsmässiga behoven i verksamheten, berättar produktchef Janne Takala.

EU:s allmänna dataskyddsförordning* (GDPR) som trädde i kraft 2018 ställer nya krav på arkivering. När arkiveringen tidigare mycket väl kunde skötas genom säkerhetskopiering, lyckas det inte längre i dagens läge. Dessutom innehåller lagstiftningen förpliktande bestämmelser om en lagringstid på minst 10 år för vissa uppgifter.

– I och med GDPR kan kunderna begära att all identifierbar data raderas, dvs. att kunden ”glöms bort”. Detta krav uppfylls inte på vederbörligt sätt vid säkerhetskopiering eller datalagring. De gamla systemen och deras arkitektur är helt enkelt inte optimerade för arkivering, fortsätter Tynkkynen.

Utvecklingen av lösningen Arkki fick sin början i ett klart behov av arkivering av data i system som tas ur bruk. Frågan är också aktuell i system i aktiv användning. Arkki infördes första gången som arkiveringslösning hos en kund för ett år sedan i januari.

Enligt Takala har erfarenheterna hittills varit goda: ”Arkki försnabbar arkiveringsprocessen med 70–90 % jämfört med en situation där arkiveringslösningen byggs upp från början.”

Evitecs experter hjälper till vid idrifttagningen och kunden har tillgång till olika processer och verktyg som stöder implementeringen. Arkki är skalbar för olika behov och lämpar sig för arkivering av även stora datamängder.

*) https://tietosuoja.fi/sv/gdpr-sv