När ett försäkringsbolag skall byta system, ligger fokuset ofta i första hand på hur det nya systemet stöder dagens och framtida behov. Men få försäkringsbolag börjar från noll. Speciellt hos ett livförsäkringsbolag kan de äldsta avtalen vara över 50 år gamla. Således, när kommer man vid någon tidpunkt under förnyelseprojektet att stå inför en migration av sk. ”run-off” bestånd. Äldre systems något ”okontrollerade flexibilitet”, var en behändig funktionalitet i tiderna. Man kunde modifiera ett enskilt avtals uppgifter på många sätt. All information hade inte heller nödvändigtvis en klart angiven plats eller ett givet format. Under årens lopp, kan användarna ha skrivit in samma information på olika platser och till exempel datum i olika format. Gamla kontrakt har inte heller alltid all information som den nya strukturen kräver och då måste informationen i avtalen berikas. Även filformaten har ändrat under åren. Det finns säkert många fler exempel. Och nu, 15–20 år senare, när denna omtumlade data ska passas in i det nya systemets strukturer, står man inför ett omfattande städarbete. Omfattningen av ett konverteringsprojekt överraskar ofta, men lyckligtvis finns det verktyg som hjälper.

Samarbetets styrka

Vid datamigration står samarbetet mellan försäkringsbolaget och systemleverantören i nyckelroll. Försäkringsbolaget kan sina gamla produkter och känner till utmaningarna i datastrukturerna. Systemleverantören å sin sida kan in och ut det nya systemets logik och struktur. När man därtill skapar en mekanism för att kontrollera datas kvalitet och kompabilitet, blir en krävande migration lättare.

 Migrationens tre faser

Datamigration kan indelas i tre faser. I den första fasen planeras migrationen och man strävar till att lära känna i detalj de försäkringsbestånd som ska migreras. Första försök görs med mindre testdata och regler för styrning av datafragment skapas. Försäkringsbolaget överväger ofta samtidigt ifall vissa produktportföljer kan kombineras för att förenkla den framtida hanteringen. I nästa steg kommer vårt konverteringsverktyg att stå i centrum. Den används för att kontrollera att data som ska migreras är konsekvent och kompatibelt med det nya systemets struktur. Sällan, om någonsin, är äldre data redo på en gång. Konverteringsverktyget ger feedback om avvikelser och inkonsekvenser, till exempel datafält som inte kan matchas i den nya strukturen, saknade datafält eller data i ett olämpligt format. Nu börjar själva datastädningen. Samma data kan köras genom konverteringsverktyget flera gånger om tills det är OK. Till slut gör man ännu livscykeltestning för att säkerställa att allt stämmer överens även i framtiden. För att arbetet ska fortskrida möjligast smidigt, är konverteringsverktyget tillgängligt även för försäkringsbolaget. De egentliga experterna för bestånden och som utför städarbetet, kan självständigt testa ändringarna. Allt som allt en tidskrävande fas, men arbetet belönas i den sista fasen. Den egentliga migrationen är ofta den snabbaste fasen. När data är städat och dess kompatibilitet har verifierats, är migrationen ett enkelt tekniskt utförande, där de konverterade bestånden flyter in i det nya systemet. Som en sista kontroll, avstäms utkomsten med ursprungsdata.

 Lång erfarenhet av migrationer

Utöver konverteringsverktyget, underlättar Evitec Life detaljerade beskrivning av datastrukturen migrationsarbetet betydligt. Det är enkelt för kunden att få en uppfattning om vilken information som behövs och i vilket format. Vi på Evitec har genomfört systemmigrationer i flera decennier, vi konverterat närmare hundra försäkringsbestånd och hundratusentals avtal. Så vi har hunnit samlat en hel del erfarenhet och vår migrationsprocess och -verktyg har satts på prov i många krävande projekt.

Heta diskussionsämnen i samband med en systemförnyelse är bland annat digitalisering, automatisering, konversion och migration. Och inget fel med dessa, de är alla viktiga faktorer som säkerställer att det nya systemet fungerar på önskat sätt och frambringar den tilltänkta nyttan. Men innebär en systemförnyelse också något annat ett nytt användargränssnitt?

”Vi har alltid gjort så här”

Vi har garanterat alla någon gång stött på uttrycket ”vi har alltid gjort så här”. Samma stöter man ofta på även vid en systemförnyelse. När automationsgraden ökar, minskar de rutinmässiga manuella arbetsmomenten. Också det nya systemets funktionslogik kan avvika från tidigare systemets. Dessa föranleder i allmänhet även ändringar i arbetsprocesserna. Därför bör en systemförnyelse ses som en mera övergripande förändringsprocess, inte enbart en uppdatering av teknologi. För användarna innebär detta både ett nytt användargränssnitt och nya arbetssätt och rutiner.

En teknisk och mental transformation

Projektteamets medlemmar har redan under projektets gång en möjlighet att gradvis bli bekant med det nya systemet. Delleveransernas demon och speciellt testningsfasen är ypperliga tidpunkter att diskutera systemets funktionaliteter och lyssna på systemleverantörens synpunkter för nya lösningar. Det här är också naturliga tidpunkter att begrunda nuvarande arbetsprocesser och vid behov utforma nya.

Även tilliten till det nya systemet och rationaliteten till de nya arbetsprocesserna byggs upp samtidigt. Projektteamets medlemmar hinner redan under projektets gång anamma förändringarna och gå igenom en mental transformation från det gamla bekanta till den nya eran.

När sedan tidpunkten för att ta det nya systemet i bruk närmar sig och organisationens övriga användare kopplas in, har inte de övriga användarna samma tidsfrist att bekanta sig med allt det nya. Deras första kontakt med det nya systemet och arbetsmetoderna är ofta piloteringsfasen, men då den är kännbart kortare än själva projektet, skall allt nytt tas in synnerligen snabbt. Då är projektteamets medlemmar i en viktig roll som ambassadörer för den nya eran. De kan stöda och motivera nya förfaringssätt och hjälpa till att snabbare lära sig det nya. Samma frågor dyker garantera upp bland de övriga användarna som projektteamets medlemmar själv hade, som vem är inte bättre att tackla frågorna, än de som redan gått igenom den fasen.

Flexibelt standardsystem

Om någon dellösning i systemet inte verkar att riktigt sitta i försäkringsbolagets förfaringssätt, är kundspecifika modifikationer en bra lösning. Evitec Life är ett standardsystem utvecklat för livförsäkringsbolag för hantering av pensions-, spar- och riskförsäkringar och ersättningar. Systemets parametriserade produktstruktur tillåter en flexibel produktkonfigurering. Därtill kan systemets funktionaliteter anpassas efter kundens behov. Således är varje systemleverans kundspecifik, fastän grunden är den samma. Vi fungerar i partnerskap med kunden och systemförnyelseprojekten planeras, verkställs och testas i nära samarbete. Då kan vi erbjuda en systemlösning som beaktar kundernas individuella produkter, behov och förfaringssätt.


Vill du höra mera? Kontakta sales@evitec.com